Feiertage wie Ostern haben eine besondere Wirkung auf Organisationen: Sie zeigen, wie zugänglich Wissen tatsächlich ist. Im Arbeitsalltag werden viele Ineffizienzen durch direkte Abstimmung ausgeglichen. Sind zentrale Mitarbeitende jedoch nicht verfügbar, fällt dieser Mechanismus weg. Zurück bleibt das eigentliche System und dessen Grenzen.
In vielen SharePoint-Umgebungen wird dabei ein wiederkehrendes Problem sichtbar: Wissen ist vorhanden, aber weder strukturiert noch zuverlässig zugänglich.
Wenn Wissen nicht zugänglich ist, wird Arbeit abhängig
Wenn Wissen nicht systematisch zugänglich ist, entsteht eine Abhängigkeit von einzelnen Personen. Prozesse verlangsamen sich, Entscheidungen verzögern sich, und Teams greifen auf informelle Wege zurück, um Informationen zu erhalten.
Das Problem ist nicht fehlendes Wissen, sondern fehlende Struktur. Inhalte existieren, sind aber nicht so organisiert, dass sie im Arbeitskontext effektiv genutzt werden können.
Warum SharePoint-Wissenssysteme in der Praxis scheitern
SharePoint bietet leistungsfähige Funktionen, definiert jedoch nicht, wie Wissen strukturiert oder gesteuert werden soll. Ohne klare Vorgaben entstehen typische Muster:
- Inhalte sind nach Abteilungen statt nach Anwendungsfällen organisiert
- Verantwortlichkeiten sind unklar
- Inhalte werden nicht gepflegt
- Zusammenhänge zwischen Informationen fehlen
Das Ergebnis ist ein System, das Inhalte speichert aber kein nutzbares Wissen bereitstellt.
Wenn Systeme versagen, passt sich das Verhalten an
Mitarbeitende passen sich schnell an. Statt sich auf das System zu verlassen, greifen sie auf Gespräche zurück. Wissen wird:
- erklärt statt dokumentiert
- wiederholt statt strukturiert
- verteilt statt zentral verfügbar gemacht
So entsteht ein informelles, gesprächsbasiertes Wissenssystem, das nicht skalierbar ist.
Wenn Mitarbeitende im Urlaub sind: Die Auswirkungen werden besonders an Feiertagen sichtbar
Während dieses Modell im Alltag funktioniert, bricht es an Feiertagen zusammen. Fehlende Struktur führt zu:
- Verzögerungen in Prozessen
- erhöhtem Abstimmungsaufwand
- Abhängigkeit von einzelnen Personen
- inkonsistenter Umsetzung
Was im Alltag kompensiert wird, wird zu Ostern sichtbar.
Was ein funktionierendes Wissenssystem ausmacht
Ein funktionierendes System stellt sicher, dass Wissen unabhängig von einzelnen Personen zugänglich ist. Dafür braucht es:
- Struktur entlang von Prozessen und Anwendungsfällen
- klare Verantwortlichkeiten
- standardisierte Inhalte
- zuverlässige Auffindbarkeit
Das Ziel ist eindeutig: Informationen müssen schneller gefunden werden, als sie erfragt werden können.
Wenn Mitarbeitende im Urlaub sind und Wie Rocketta diese Lücke schließt
Um SharePoint in ein funktionierendes Wissenssystem zu verwandeln, braucht es eine zusätzliche Ebene — eine, die Struktur, Governance und Nutzung miteinander verbindet.
Strukturierte Wissensbasis mit Easy Wiki
Easy Wiki organisiert Wissen in einer klaren Struktur mithilfe von Navigation, Taxonomie und Templates — ausgerichtet an der Art und Weise, wie Nutzer tatsächlich nach Informationen suchen.
Wissen im Arbeitsprozess verankern
Wissen wird direkt in Arbeitsabläufe integriert und bleibt dadurch aktuell und relevant.
Verbesserte Auffindbarkeit
Strukturierte Inhalte, Metadaten und Verknüpfungen verbessern Suche und Navigation und ermöglichen einen schnelleren Zugriff auf relevante Informationen.
KI-gestützter Zugriff auf Wissen
Der Rocketta KI-Chatbot liefert direkte Antworten innerhalb von Microsoft Teams — basierend auf strukturierten SharePoint-Inhalten.
Fazit: Wenn Mitarbeitende im Urlaub sind
Ostern schafft keine Wissenslücken. Es macht sie sichtbar. Ein System, das von einzelnen Personen abhängt, ist nicht resilient. Ein System, das unabhängigen Zugriff auf Wissen ermöglicht, schon. Wenn Teams zu Ostern abwesend sind, erhalten Organisationen eine seltene Gelegenheit zu beobachten, wie gut ihre Systeme unter realen Bedingungen funktionieren.
Denn der wahre Maßstab eines Wissenssystems zeigt sich nicht dann, wenn alles reibungslos läuft, sondern dann, wenn zentrale Personen nicht verfügbar sind.
Um häufig gestellte Fragen zum Wissensmanagement in SharePoint und zur Systemleistung während Feiertagen zu beantworten, haben wir die wichtigsten Punkte im Folgenden zusammengefasst.
