Effektives Dokumentenmanagement ist für moderne Unternehmen von entscheidender Bedeutung, doch traditionelle Methoden stoßen oft an ihre Grenzen. Dies führt zu Unordnung, Zeitverschwendung und Sicherheitsrisiken. SharePoint, wenn es richtig optimiert wird, ist eine der leistungsstärksten Plattformen, um diese Probleme zu lösen. Viele Unternehmen tun sich jedoch schwer, das volle Potenzial von SharePoint zu nutzen.
Bei Rocketta sind wir darauf spezialisiert, SharePoint in ein dynamisches Business-Tool zu verwandeln, das Effizienz, Zusammenarbeit und Compliance fördert. In diesem Beitrag gehen wir auf häufige Herausforderungen im Dokumentenmanagement ein und zeigen, wie unsere maßgeschneiderten Lösungen diese überwinden können.
4 häufige Herausforderungen im Dokumentenmanagement
1. Dokumentenchaos und Schwierigkeiten bei der Dateisuche
Mit dem Wachstum eines Unternehmens wächst auch die Dokumentenbibliothek. Ohne ein solides Organisationssystem verschwenden Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach Dateien, was die Produktivität verringert. Studien zeigen, dass Mitarbeiter mehr als 25% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen, was sich direkt auf das Endergebnis auswirkt.
Rocketta Lösung:
Wir helfen Ihnen, SharePoint-Bibliotheken mit Metadatenstrukturen zu organisieren, die speziell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Dadurch wird die Suchfunktion verbessert und der Abruf von Dateien beschleunigt. Ein globales Beratungsunternehmen, mit dem wir zusammengearbeitet haben, konnte die Geschwindigkeit des Dokumentenabrufs um 25% steigern, nachdem wir unser maßgeschneidertes SharePoint-System implementiert hatten.
2. Ineffizientes Versionsmanagement
Ohne ein ordnungsgemäßes Versionsmanagement kann die Zusammenarbeit an Dokumenten zu Verwirrung, Fehlern und Missverständnissen führen. Wenn mehrere Teammitglieder an verschiedenen Versionen arbeiten, sind Fehler vorprogrammiert. Leider nutzen viele Unternehmen die Versionskontrollfunktionen von SharePoint nicht vollständig.
Rocketta Lösung:
Wir implementieren die Versionskontrollfunktionen von SharePoint und stellen sicher, dass Dokumente automatisch verfolgt werden und die neuesten Versionen immer zugänglich sind. Dies beseitigt veraltete Dateien und reduziert Fehler. Ein Fertigungsunternehmen, mit dem wir zusammengearbeitet haben, konnte die Produktionsfehler um 40% verringern, nachdem wir ein automatisiertes Versionsmanagementsystem eingeführt hatten.
3. Komplizierte Zusammenarbeit und Berechtigungen
Die Zusammenarbeit kann schwierig werden, wenn es um die Verwaltung von Dokumentenberechtigungen geht, insbesondere in großen Teams. Ohne eine ordnungsgemäße Konfiguration haben Mitarbeiter möglicherweise keinen Zugriff auf die benötigten Dokumente oder teilen versehentlich sensible Informationen mit unbefugten Benutzern.
Rocketta Lösung:
Wir richten SharePoint mit fortschrittlichen Berechtigungsmodellen ein, die sicherstellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Dokumente haben. Eine Marketingagentur, mit der wir zusammengearbeitet haben, konnte den Anteil an Zugriffsproblemen um 30% reduzieren, was zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen führte.
4. Sicherheits- und Compliance-Risiken
Die Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie der DSGVO oder HIPAA ist für viele Unternehmen unverzichtbar. Unsachgemäß konfigurierte SharePoint-Systeme können Unternehmen anfällig für Sicherheitsverletzungen und Compliance-Fehler machen.
Rocketta Lösung:
Wir konfigurieren SharePoint mit robusten Sicherheitsprotokollen, um die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO zu gewährleisten. Durch den Einsatz von rollenbasierter Zugriffskontrolle (RBAC) und Data Loss Prevention (DLP) schützen wir sensible Dokumente und verringern das Risiko von Compliance-Verstößen. Ein Gesundheitsdienstleister, mit dem wir zusammengearbeitet haben, bestand eine Compliance-Prüfung ohne Probleme und vermied potenzielle Bußgelder, wodurch sein Ruf geschützt wurde.
Wie Rocketta SharePoint für Ihr Unternehmen optimiert
Bei Rocketta konfigurieren wir SharePoint nicht nur – wir optimieren es, um Ihren geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden. Unsere Lösungen gehen über die grundlegende Einrichtung hinaus und bieten einen umfassenden Ansatz, um Ihre Herausforderungen im Dokumentenmanagement zu lösen.
1. Maßgeschneiderte SharePoint-Intranet-Lösungen
Rocketta passt SharePoint an, damit es als zentrale Drehscheibe für alle Dokumente, Workflows und die Zusammenarbeit dient. Unser Ansatz stellt sicher, dass SharePoint zu einem leistungsstarken Werkzeug wird, das mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmt – und nicht nur als einfache Speicherplattform fungiert.
2. Automatisierte Workflows für mehr Effizienz
Die Workflow-Automatisierungsfunktionen von SharePoint sind entscheidend, um die Produktivität zu steigern. Rocketta konfiguriert automatisierte Prozesse, die Genehmigungen, Dokumentenprüfungen und das Teilen von Dokumenten verwalten und so manuellen Aufwand und Fehler reduzieren. Dadurch können sich Ihre Teams auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
3. Nahtlose Integration in Ihre Systeme
SharePoint arbeitet nicht isoliert. Wir integrieren es mit Ihrem CRM, ERP und anderen Geschäftstools, sodass ein zusammenhängendes Ökosystem entsteht, das einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den Abteilungen ermöglicht. Ob in Verbindung mit Microsoft Teams oder Drittanbieter-Apps – Rocketta sorgt dafür, dass alle Systeme zusammenarbeiten.
4. Fortgeschrittene Sicherheits- und Compliance-Funktionen
Rocketta stellt sicher, dass Ihre SharePoint-Konfiguration den besten Sicherheitspraktiken entspricht, einschließlich Verschlüsselung, rollenbasierter Zugriffskontrolle (RBAC) und der Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO. Das gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Dokumente sicher sind und Ihr Unternehmen konform bleibt.
5. Mühelose Datenmigration
Die Migration von Altsystemen zu SharePoint kann abschreckend wirken, aber Rocketta sorgt für einen nahtlosen Übergang. Wir kümmern uns um alles, von der Datenzuordnung bis zur Bereinigung alter Dateien, sodass Ihr Team ohne Unterbrechungen weiterarbeiten kann.
Rockacademy: Stärken Sie Ihr Team mit SharePoint-Wissen
Das volle Potenzial von SharePoint auszuschöpfen, geht nicht nur darum, die Technologie zu implementieren, sondern auch darum, Ihr Team mit dem Wissen auszustatten, es effektiv zu nutzen. Unser Schulungsprogramm stellt sicher, dass Ihr Team SharePoint optimal nutzen kann, um Zusammenarbeit, Compliance und Workflow-Effizienz zu verbessern.
Unsere Rockacademy bietet maßgeschneiderte Schulungsprogramme an, um Ihr Team dabei zu unterstützen:
- Maximierung der SharePoint-Funktionen für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit.
- Verbesserung der Sicherheitspraktiken und Vereinfachung des Compliance-Managements.
- Steigerung der Produktivität durch Optimierung von Dokumentenworkflows und Integrationen.
Unser Ziel ist es sicherzustellen, dass Ihr Team SharePoint nicht nur nutzt, sondern darin brilliert.
Fazit: Revolutionieren Sie Ihre Dokumentenmanagement-Strategie
Herausforderungen im Dokumentenmanagement, wie Unordnung, ineffizientes Versionsmanagement, Sicherheitsrisiken und Engpässe bei der Zusammenarbeit, sind in Unternehmen jeder Größe häufig anzutreffen. Mit den richtigen Lösungen kann SharePoint jedoch zu einem leistungsstarken Werkzeug für Produktivität und Zusammenarbeit werden.
Die maßgeschneiderten SharePoint-Lösungen von Rocketta sind darauf ausgelegt, diese Herausforderungen direkt anzugehen. Durch die Organisation Ihrer Dokumentenbibliotheken, Automatisierung von Workflows und Sicherung sensibler Daten helfen wir Ihnen, das volle Potenzial von SharePoint freizusetzen und es zu einem strategischen Vorteil für Ihr Unternehmen zu machen.
Hält Ihr Dokumentenmanagement-System Ihr Unternehmen noch zurück? Kontaktieren Sie Rocketta und erfahren Sie, wie unsere maßgeschneiderten SharePoint-Lösungen Effizienz und Zusammenarbeit in Ihrer Organisation steigern können.
