Viele Diagramme in SharePoint haben eine verborgene Abhängigkeit: die ursprüngliche Quelldatei.
Mitarbeitende sehen nur die fertige Grafik. Die bearbeitbare Version liegt vielleicht in einem anderen Tool, in einem separaten Ordner oder bei der Person, die das Diagramm erstellt hat. Ändert sich ein Prozess oder System, beginnt die Suche. Wird die Quelle nicht gefunden, bleibt die alte Darstellung auf der Seite – und wirkt weiterhin verbindlich.
Technische Teams, die in Confluence mit textbasierten Diagrammen arbeiten, kennen einen besseren Ablauf: Die Diagrammquelle bleibt bei der Dokumentation, wird direkt auf der Seite aktualisiert und gemeinsam mit dem restlichen Inhalt veröffentlicht.
UML for SharePoint bringt diese Möglichkeit auf moderne SharePoint-Seiten.
Bearbeitbare Diagramme bei der Confluence-Migration erhalten
Bei einer Confluence-to-SharePoint-Migration sollten aus anpassbaren Diagrammen keine dauerhaften Screenshots werden. Teams, die PlantUML oder Mermaid in Confluence nutzen, sind daran gewöhnt, den Diagrammcode innerhalb der Dokumentation zu pflegen. Ändert sich etwas, bearbeiten sie die Quelle und veröffentlichen die überarbeitete Seite.
Mit UML for SharePoint lässt sich dieser Arbeitsablauf in ähnlicher Form fortsetzen:
- SharePoint-Seite bearbeiten
- UML for SharePoint Webpart hinzufügen
- Diagrammquelle einfügen oder aktualisieren
- Den benötigten Diagrammtyp und Darstellung festlegen
- Seite mit dem erzeugten Diagramm veröffentlichen
- Bei späteren Änderungen dieselbe Quelle erneut bearbeiten
Die Oberfläche unterscheidet sich von Confluence. Das vertraute Prinzip bleibt jedoch erhalten: Die Quelle bleibt dort bearbeitbar, wo das Diagramm verwendet wird.
Was sich im Arbeitsalltag ändert
| Bisheriger Ablauf | Mit UML for SharePoint |
| Originalquelle in einem anderen Tool oder Ordner suchen | Quelle auf der zugehörigen SharePoint-Seite öffnen |
| Diagramm außerhalb von SharePoint bearbeiten | Textbasierte Quelle direkt im Webpart ändern |
| Neues PNG oder SVG exportieren | Darstellung aus der aktualisierten Quelle erzeugen |
| Altes Bild manuell ersetzen | Seite mit dem überarbeiteten Diagramm veröffentlichen |
| Prüfen, ob Text und Bild noch zusammenpassen | Text und Diagramm im selben Bearbeitungsvorgang prüfen |
Der eigentliche Vorteil liegt nicht nur in einigen eingesparten Klicks. Entscheidend ist, dass zwischen „Das System hat sich geändert“ und „Die Dokumentation zeigt den neuen Stand“ weniger Schritte liegen.
Das ist für Systemlandschaften, Integrationen, Prozesse und Datenmodelle relevant. Eine veraltete Verbindung oder ein fehlender Prozessschritt kann bei einem Incident, einer Migration oder im Onboarding zu falschen Annahmen führen.
So erstellen Sie ein Diagramm direkt auf einer SharePoint-Seite
Moderne SharePoint-Seiten bestehen aus Webparts. Microsoft beschreibt sie als Bausteine, mit denen Inhalte auf einer Seite hinzugefügt und konfiguriert werden. UML for SharePoint wird über denselben bekannten Bearbeitungsablauf eingefügt.
1. SharePoint-Seite bearbeiten
Öffnen Sie die Seite, auf der das Diagramm erscheinen soll, und wählen Sie Bearbeiten. Fügen Sie an der gewünschten Position ein neues Webpart hinzu, suchen Sie nach UML und wählen Sie UML for SharePoint aus.
Screenshot 1: Suche nach UML for SharePoint in der Webpart-Auswahl.
2. Eigenschaften des Webparts öffnen
Wählen Sie beim eingefügten Webpart Eigenschaften bearbeiten. Dadurch öffnet sich der Konfigurationsbereich. Hier legen Sie fest, welches Diagramm erzeugt wird und wie es auf der Seite erscheinen soll.
Screenshot 2: Öffnen der Eigenschaften von UML for SharePoint.
3. Diagrammquelle und Seiteninformationen eintragen
Füllen Sie die für das Diagramm benötigten Felder aus:
- Diagrammtitel: ein verständlicher Name
- Diagrammbeschreibung: Zweck, Geltungsbereich oder wichtige Abgrenzungen
- Diagrammquelle: der textbasierte Code, aus dem die Darstellung erzeugt wird
- Diagrammtyp: PlantUML oder ein anderes unterstütztes Format
- Ausgabeformat: beispielsweise SVG
- Sichtbarkeit: Anzeige in mobilen Ansichten und E-Mails
PlantUML ist in der gezeigten Konfiguration als Standardtyp hinterlegt. PlantUML erzeugt UML- und andere technische Diagramme aus textbasierten Beschreibungen. Die offizielle Dokumentation enthält Beispiele für die verfügbaren Diagrammarten und ihre Syntax. Zur PlantUML-Dokumentation.
Je nach Konfiguration kann zusätzlich die URL eines Rendering-Servers erforderlich sein. Während der Implementierung legen wir den Rendering-Ansatz und sinnvolle Standardwerte fest. So muss diese technische Entscheidung nicht bei jedem neuen Diagramm erneut getroffen werden.
Screenshot 3: Diagrammtitel, Beschreibung, Quelle, Diagrammtyp und Ausgabeformat im Eigenschaftenbereich.
4. Ergebnis prüfen und Seite veröffentlichen
Prüfen Sie, ob das Diagramm lesbar ist und zum Inhalt der Seite passt. Achten Sie besonders auf Komponentennamen, Verbindungen, Prozessschritte und den dargestellten Geltungsbereich.
Anschließend veröffentlichen Sie die SharePoint-Seite.
Ändert sich später eine Komponente, Abhängigkeit oder Prozessstufe, öffnen Sie dieselbe Seite, aktualisieren die Quelle im Webpart und veröffentlichen die neue Version.
Welche Diagramme unterstützt UML for SharePoint?
Trotz des Namens ist UML for SharePoint nicht auf klassische UML-Diagramme beschränkt.
Über die Kroki-Anbindung unterstützt die Lösung verbreitete textbasierte Formate für Software, Architektur, Prozesse, Daten, Netzwerke und Hardware. Kroki pflegt einen aktuellen Katalog mit unterstützten Bibliotheken, Ausgabeformaten und funktionierenden Quellcodebeispielen. Zum vollständigen Kroki-Beispielkatalog.
| Anwendungsfall | Beispiele unterstützter Formate |
| Softwarestruktur und Interaktionen | PlantUML, Mermaid, UMlet, Nomnoml |
| Unternehmens- und Systemarchitektur | C4 mit PlantUML, Structurizr, D2, GraphViz |
| Prozesse und Sequenzen | BPMN, ActDiag, SeqDiag, BlockDiag |
| Daten und technische Strukturen | DBML, ERD, Bytefield, WaveDrom |
| Netzwerke und Hardware | NwDiag, PacketDiag, RackDiag, Symbolator, WireViz |
| Weitere Visualisierungen | Ditaa, Excalidraw, Svgbob, Vega, Vega-Lite |
Welches Format am besten passt, hängt davon ab, was das Diagramm erklären soll. Für einen Integrationsablauf kann ein Sequenzdiagramm sinnvoll sein. Für eine Systemlandschaft eignen sich möglicherweise C4 oder Structurizr besser.
Es geht nicht darum, die längste denkbare Auswahlliste bereitzustellen. Die Diagrammtypen, die Teams tatsächlich verwenden, sollten schnell zugänglich und einfach zu pflegen sein.
Einen nicht vorkonfigurierten Diagrammtyp verwenden
Häufig benötigte Formate können als vordefinierte Optionen bereitgestellt werden. Gibt es für den gewünschten Typ noch keine fertige Rocketta-Vorlage, bieten die Kroki-Beispiele einen praktischen Ausgangspunkt.
- Öffnen Sie die Kroki-Beispielseite.
- Suchen Sie die benötigte Diagrammbibliothek.
- Öffnen Sie ein funktionierendes Beispiel.
- Kopieren Sie den Quellcode – nicht das erzeugte Bild oder die generierte URL.
- Öffnen Sie auf der SharePoint-Seite die Eigenschaften von UML for SharePoint.
- Wählen Sie den entsprechenden Diagrammtyp.
- Fügen Sie den Code unter Diagrammquelle ein.
- Ersetzen Sie die Beispielinhalte durch Ihre Komponenten, Beziehungen oder Prozessschritte.
- Prüfen Sie das Ergebnis und veröffentlichen Sie die Seite.
So erhalten Teams eine funktionierende Grundlage und müssen nicht bei jeder Diagrammsprache mit einer leeren Eingabefläche beginnen.
Textbasierter Editor statt klassischer Zeichenfläche
UML for SharePoint ist ein textbasierter Diagramm-Editor. Komponenten und Beziehungen werden als Code beschrieben. Das Webpart erzeugt daraus die sichtbare Darstellung. Es handelt sich nicht um eine klassische Drag-and-drop-Zeichenfläche mit frei verschiebbaren Formen. Dieser Unterschied sollte vor der Implementierung klar sein.
Für technische Dokumentation bietet der textbasierte Ansatz praktische Vorteile: Die Quelle bleibt bearbeitbar, einzelne Änderungen lassen sich präzise vornehmen und das Diagramm kann jederzeit erneut erzeugt werden.
Das Webpart muss nicht jedes spezialisierte Modellierungswerkzeug ersetzen. Besonders nützlich ist es dort, wo ein Diagramm fachlich zu einer SharePoint-Seite gehört und zusammen mit dem erklärenden Inhalt gepflegt werden soll.
Diagramme in SharePoint erstellen: Drei Punkte, die wir vor dem Einsatz klären
Das Webpart lässt sich in wenigen Schritten hinzufügen. Für einen verlässlichen Arbeitsablauf sollten jedoch einige weitere Entscheidungen getroffen werden.
- Welche Formate werden standardmäßig benötigt?
Eine kurze Auswahl auf Basis realer Anwendungsfälle ist leichter nutzbar als eine lange Liste aller verfügbaren Formate.
Architekturteams benötigen möglicherweise C4, PlantUML und Structurizr. Für Prozessbeschreibungen können Mermaid oder BPMN relevanter sein. Weitere Kroki-Formate lassen sich bei Bedarf ergänzen.
- Wie wird das Rendering konfiguriert?
Der Rendering-Endpunkt und die Standardwerte sollten passend zur jeweiligen Umgebung festgelegt werden. So muss nicht jede Person, die ein Diagramm erstellt, dieselben technischen Entscheidungen erneut treffen.
- Was löst eine Prüfung des Diagramms aus?
Das Diagramm sollte überprüft werden, wenn sich die dargestellte Realität ändert. Typische Auslöser sind:
- eine neue oder entfernte Integration
- ein geänderter Freigabe- oder Geschäftsprozess
- die Stilllegung einer Anwendung
- eine neue Systemabhängigkeit
- der Abschluss einer Migrationsphase
- eine Änderung im Datenfluss oder Datenmodell
Genau hier wird der kürzere Bearbeitungsweg wichtig. Lässt sich das Diagramm auf derselben Seite ändern, kann es gemeinsam mit dem Text geprüft werden.
Wo bearbeitbare SharePoint-Diagramme besonders hilfreich sind
UML for SharePoint kann unter anderem für folgende Inhalte eingesetzt werden:
- System- und Anwendungslandschaften
- Integrations- und Abhängigkeitsübersichten
- Sequenz-, Komponenten- und Klassendiagramme
- Prozess- und Workflowdokumentationen
- Migrationsdokumentationen
- Datenflüsse und Datenmodelle
- Netzwerk- und Hardwaredokumentationen
- technische Onboarding-Seiten
Allen Anwendungsfällen ist eines gemeinsam: Das Diagramm ist Teil der Dokumentation. Deshalb sollte es auch dort aktualisiert werden können.
Fazit: So erstellen Sie ein Diagramm direkt auf einer SharePoint-Seite
Ein statisches Diagramm kann professionell aussehen und trotzdem einen Prozess oder ein System zeigen, das in dieser Form nicht mehr existiert. Das Problem wird meist erst sichtbar, wenn jemand die Darstellung aktualisieren möchte und feststellt, dass die Quelldatei, das ursprüngliche Tool oder die zuständige Person nicht mehr auffindbar ist. Mit UML for SharePoint bleibt die textbasierte Diagrammquelle auf der SharePoint-Seite. Teams können das Diagramm dort erstellen, bei Änderungen dieselbe Quelle öffnen und die aktualisierte Darstellung zusammen mit der übrigen Dokumentation veröffentlichen. Für Teams, die textbasierte Diagramme aus Confluence kennen, bedeutet der Wechsel zu SharePoint damit nicht automatisch die Rückkehr zu statischen Screenshots.
Für Unternehmen, die Confluence Data Center einsetzen, gewinnt die Frage nach der zukünftigen Wissensplattform zusätzlich an Bedeutung: Atlassian hat die Einstellung von Atlassian Data Center angekündigt. Damit wird auch die Frage relevant, wie bestehende Confluence-Inhalte, Strukturen und Funktionen künftig abgebildet werden sollen.
