Jedes Team in Microsoft 365 erlebt früher oder später denselben Moment:
Man hat Dutzende Teams-Kanäle, SharePoint-Sites und Ordner angelegt – und plötzlich weiß niemand mehr, wo die aktuelle Version eines Prozesses liegt.
Die spontane Lösung? „Wir brauchen ein Wiki.“
Und damit beginnt die große Suche nach dem besten SharePoint- oder Teams-Wiki.
Drei Namen fallen dabei fast immer: Easy Wiki, IntelliWiki und Perfect Wiki.
Alle versprechen, Wissen zugänglich zu machen – doch nur eines schafft das wirklich auf Unternehmensniveau.
In diesem Beitrag sehen wir uns an, was jedes Tool kann, welche Probleme es tatsächlich löst und welche Lösung sich am besten für strukturiertes, revisionssicheres und skalierbares Wissensmanagement in Microsoft 365 eignet.
Das moderne Wiki-Problem
Wissensmanagement bedeutete früher: Dokumentation.
Heute bedeutet es: Governance, Compliance und Benutzerfreundlichkeit – besonders in regulierten Branchen oder dynamisch wachsenden Organisationen.
Die meisten Unternehmen nutzen Microsoft 365 bereits für E-Mails, Zusammenarbeit und Dateiablage.
Doch beim Umgang mit internem Know-how stoßen sie auf dieselben Grenzen:
„Wir finden nichts wieder.“
Dateien und Seiten verteilen sich über Teams, SharePoint und OneDrive.
„Wir wissen nicht, welche Version gilt.“
Alte PDFs bleiben bestehen, Audits werden mühsam.
„Niemand aktualisiert Inhalte.“
Ohne Verantwortlichkeiten und Review-Erinnerungen veraltet Wissen.
„Es wächst zu schnell.“
Aus zehn Seiten werden zehntausend – die Navigation bricht zusammen.
Kurz gesagt: Das Tool, das Klarheit schaffen sollte, wird selbst zum Datensilo.
Darum ist die Wahl des richtigen Wikis innerhalb von Microsoft 365 entscheidender denn je.
Nicht das schönste Interface zählt – sondern wie gut das System skaliert, steuert und Wissen im gesamten Unternehmen vernetzt.
Drei Tools, drei Ansätze
Perfect Wiki – der schnelle Einstieg
Perfect Wiki wurde für Teams entwickelt, die in Microsoft Teams arbeiten und einen schnellen, intuitiven Ort für ihre Dokumentation brauchen.
Die Einrichtung ist einfach, die Oberfläche klar, der Preis fair (etwa 30 US-Dollar pro Team und Monat).
Für kleine Teams ist das perfekt: keine Schulung, wenig Aufwand, sofort nutzbar.
Doch sobald Sie versuchen, hunderte Seiten über mehrere Abteilungen hinweg zu verwalten, zeigen sich die Schwächen: keine zentrale Governance, keine Metadaten, keine automatisierte Pflege.
Fazit: Ideal für Start-ups oder kleine Gruppen – schnell einsatzbereit, aber nicht für Wachstum gebaut.
IntelliWiki – das Tool für Autoren
IntelliWiki geht einen anderen Weg.
Ebenfalls eine Teams-App, aber mit Markdown-Unterstützung, Live-Bearbeitung und Inline-Kommentaren – ein Traum für alle, die regelmäßig Inhalte erstellen.
Das Tool ist modern und flexibel, doch es ist editor-zentriert, nicht unternehmenszentriert.
SharePoint-Integration, Automatisierung und Metadaten fehlen. Governance bleibt manuell, und die Kosten steigen mit der Anzahl Ihrer Teams.
Fazit: Perfekt für kleine, kreative Teams, die viel gemeinsam schreiben.
Für Organisationen mit hunderten Nutzern und Projekten jedoch nur eine kurzfristige Lösung.
Easy Wiki (auf SharePoint) – das Rückgrat des Unternehmens
Und dann gibt es Easy Wiki – direkt auf SharePoint Online, also als Teil Ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung.
Keine zusätzliche App, keine doppelte Lizenz, keine neuen Datensilos.
Easy Wiki verwandelt SharePoint in eine strukturierte, steuerbare und benutzerfreundliche Wissensplattform:
Governance integriert: nutzt Versionierung, Aufbewahrung und Microsoft Purview für auditfähige Compliance.
Automatisierung bereit: arbeitet mit Power Automate für Reviews und Ablaufbenachrichtigungen – Wissen bleibt aktuell.
Unbegrenzte Skalierung: unterstützt Sites, Bibliotheken und Metadaten für mehrstufige Navigation.
Eine Suche, die wirklich funktioniert: Die Search API in Microsoft Graph liefert Ergebnisse direkt in Teams, Outlook oder SharePoint.
Hohe Akzeptanz: vordefinierte Templates, automatisches Inhaltsverzeichnis und eine klare UX machen das System für alle nutzbar – nicht nur für die IT.
Ergebnis: Unternehmensweite Governance mit einer Benutzererfahrung, die jeder versteht.
Welche Probleme löst welches Tool?
| Herausforderung | Easy Wiki (SharePoint) | IntelliWiki (Teams) | Perfect Wiki (Teams) |
| Suche & Auffindbarkeit | Microsoft Graph Search API + Metadaten-Taxonomie über alle Sites hinweg | Suche innerhalb eines Teams | Suche innerhalb eines Teams |
| Governance & Compliance | Versionierung, Aufbewahrung, Genehmigungen, Purview-Audit | Einfache Versionshistorie | Einfache Versionshistorie |
| Inhaltspflege & Verantwortung | Power Automate für Review- & Ablauf-Workflows | Manuell oder Custom-Skripte | Manuell |
| Skalierbarkeit | Sites, Hubs, Metadaten, strukturierte Architektur | Nur Kanalebene | Nur Team-Ebene |
| Benutzerfreundlichkeit | Templates, Auto-TOC, Teams-Integration | Live-Bearbeitung, Markdown | Einfache Oberfläche |
| Kosten & Lizenz | In Microsoft 365-Lizenz enthalten | Zusatzlizenz über AppSource | 30 US-$/Team/Monat |
| Beste Eignung | Mittelständische bis große Unternehmen | Kleine / mittlere Teams | Kleine Teams / Start-ups |
Der entscheidende Unterschied: Skalierung, Kontrolle und Intelligenz
Was Easy Wiki wirklich auszeichnet, ist nicht die Funktionsliste – sondern wie es sich verhält, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Ein einfaches Wiki reicht, solange Sie eine Abteilung und 50 Seiten haben.
Aber bei 5.000 Nutzern in 30 Ländern ändern sich die Spielregeln.
Dann braucht es Struktur, Automatisierung und Mehrsprachigkeit – nicht nur ein weiteres Notiz-Tool.
Perfect Wiki und IntelliWiki speichern Inhalte auf Team-Ebene.
Jede neue Abteilung oder jedes Projekt erzeugt ein weiteres Silo – eine Insel ohne Verbindung zur Unternehmens-Governance.
Easy Wiki nutzt dagegen die SharePoint-Architektur mit Sites, Metadaten und Hub-Navigation.
– Alles Wissen bleibt in einer gemeinsamen, steuerbaren Struktur.
– Microsoft Search verbindet es.
– Purview sorgt für Compliance.
– Und Rocketta‘s intelligente Vorlagen halten alles konsistent – egal, wie viele Autor:innen beteiligt sind.
Doch Easy Wiki geht über Skalierbarkeit hinaus – es wird intelligent.
Rocketta KI Chatbot: hilft Mitarbeitenden, Informationen sofort zu finden – über SharePoint, Teams und Outlook hinweg. Der Chatbot versteht Kontext, Berechtigungen und Sprache, fasst Ergebnisse zusammen und liefert die richtigen Antworten – direkt in den Tools, die Teams täglich nutzen.
SharePoint Translator: ermöglicht es, einmal zu schreiben und gleichzeitig in mehreren Sprachen zu veröffentlichen. Metadaten, Versionierung und Formatierung bleiben synchron – globale Dokumentation wird einfach und konsistent.
Das Ergebnis:
Ein Wissenssystem, das nicht nur mit Ihrem Unternehmen wächst – sondern denkt, übersetzt und verbindet. Easy Wiki ist mehr als ein Wiki. Es ist ein intelligentes, mehrsprachiges und compliance-konformes Wissensökosystem, das exakt so funktioniert, wie Microsoft-365-Unternehmen heute arbeiten.
Wann welches Tool sinnvoll ist
Warum Easy Wiki die Zukunft des Wissens in Microsoft 365 ist
Unternehmen wechseln nicht zu Easy Wiki, weil es modern klingt – sondern weil es Sinn ergibt.
Microsoft 365 ist bereits da.
SharePoint liefert die Basis.
Rocketta ergänzt die Bausteine, die fehlen: Struktur, Intelligenz und Einfachheit.
Gemeinsam entsteht eine lebendige Wissensplattform, die:
✅ von Haus aus governed ist
✅ durch Workflows automatisiert wird
✅ per Microsoft Graph und KI durchsuchbar ist
✅ durch den SharePoint Translator mehrsprachig wird
✅ und wirklich alle Mitarbeitenden abholt – nicht nur die IT.
Das Ergebnis ist mehr als Effizienz – es ist Kontrolle.
Ein einheitlicher, intelligenter Knowledge Hub, der mit Ihrem Unternehmen mitwächst und sich anpasst.
Fazit: Das Wiki, das mitwächst – und mitdenkt
Perfect Wiki und IntelliWiki sind gute Lösungen für Teams, die einfach nur schnell dokumentieren wollen.
Doch für Unternehmen, die auf Struktur, Compliance und Skalierbarkeit setzen – und bereits mit Microsoft 365 arbeiten – gibt es nur eine logische Wahl.
Easy Wiki vereint die Leistung von SharePoint mit Rockettas Expertise in Usability, Automatisierung und KI.
Es liefert Teams das, was sie lange vermisst haben: eine einzige, vernetzte Wissensquelle – in jeder Sprache, in jedem Tool.
Denn das beste Wiki ist nicht das, das am neuesten aussieht –
sondern das, das Wissen lebendig, compliant und intelligent hält, wenn Ihr Unternehmen wächst.
