Die Herausforderungen vor der Migration:
Viele Unternehmen stehen vor ähnlichen Herausforderungen, bevor sie den Schritt zur Migration auf eine Plattform wie SharePoint Online wagen. Oftmals haben sie bereits in ein Intranet oder ein Content-Management-System (CMS) investiert, das aber zunehmend ineffizienter wird. Typische Probleme sind:
- Hohe Betriebskosten: Lizenzgebühren, Wartung und technischer Support verschlingen oft wertvolle Ressourcen.
- Komplexe Benutzeroberflächen: Mitarbeiter verbringen mehr Zeit damit, sich in veralteten Systemen zurechtzufinden, als ihre eigentliche Arbeit zu erledigen.
- Eingeschränkte Flexibilität: Das Hinzufügen neuer Funktionen oder die Anpassung an Unternehmensanforderungen gestaltet sich oft schwierig und teuer.
- Probleme bei der Integration: Alte Systeme lassen sich nur schwer in moderne, cloudbasierte Tools integrieren, was zu ineffizienten Arbeitsabläufen führt.
- Bedenken hinsichtlich der Geschäftskontinuität: Die Angst vor Ausfallzeiten während der Migration hält viele Unternehmen zurück, aber die Weiterführung einer Plattform mit schlechter Leistung könnte Ihrem Unternehmen auf lange Sicht noch mehr schaden.
Die Entscheidung, auf SharePoint Online umzusteigen, löst viele dieser Herausforderungen – aber der Migrationsprozess selbst kann einige Hürden mit sich bringen.
Wie die Migration zu SharePoint Online aussehen kann: Der Fall NSK
NSK, ein weltweit führender Hersteller von Präzisionsmaschinen, stand vor der Aufgabe, sein bestehendes Intranet von Adobe Experience Manager (AEM) zu SharePoint Online zu migrieren. Die Ziele: Die Effizienz steigern, Kosten senken und die Benutzerfreundlichkeit verbessern.
Die Herausforderungen bei der SharePoint Migration:
- Komplexe Datenmigration: Mehr als 20.000 Dateien und 400 Webseiten mussten ohne Datenverlust auf die neue Plattform übertragen werden.
- Individuelle Anpassungen: Das bestehende Intranet enthielt viele benutzerdefinierte Workflows, die in SharePoint Online neu erstellt oder verbessert werden mussten.
- Minimale Betriebsunterbrechungen: Während der Migration war es entscheidend, den täglichen Geschäftsbetrieb nicht zu beeinträchtigen.
Der Rocketta -Ansatz
Rocketta startete mit einer umfassenden Analyse des bestehenden Intranets und erstellte eine detaillierte Migrationsstrategie. Dabei wurde sichergestellt, dass alle kritischen Funktionen repliziert oder verbessert wurden. Sechs neue Funktionen wurden in das neue SharePoint-Umfeld integriert, darunter ein Countdown-Timer, eine globale Pinnwand und eine personalisierte Benutzeroberfläche. Die eigentliche Migration dauerte nur 14 Tage und verlief nahezu unterbrechungsfrei.
Die Ergebnisse:
- Kosteneffizienz: Die Umstellung auf die Cloud-basierte SharePoint-Lösung senkte die Betriebskosten erheblich.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche und erweiterte Personalisierungsfunktionen erhöhten das Engagement der Mitarbeiter und verbesserten die interne Zusammenarbeit.
- Skalierbarkeit: NSK kann jetzt leicht neue Funktionen hinzufügen und das System mit dem Unternehmenswachstum skalieren.
- Integration: Die nahtlose Integration mit anderen Microsoft 365-Tools wie Teams hat die Effizienz der Arbeitsabläufe deutlich verbessert.
Warum SharePoint Online für Ihr Unternehmen Sinn ergibt
Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 verwenden, bietet SharePoint Online eine Vielzahl von Vorteilen:
- Kostenreduktion: Die Umstellung auf eine cloudbasierte Plattform bedeutet weniger Wartungsaufwand und geringere Lizenzkosten.
- Optimierte Zusammenarbeit: Dank der Integration von Teams und anderen Microsoft-Tools wird die Kommunikation und Zusammenarbeit effizienter.
- Skalierbare Lösungen: SharePoint wächst mit Ihrem Unternehmen und ermöglicht einfache Anpassungen und Erweiterungen.
Wenn Sie Ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten und die Kosten senken möchten, könnte eine Migration zu SharePoint Online genau das Richtige für Sie sein.