Einleitung: Die Kosten von Wissensmanagement-Fehlern
Unternehmen investieren massiv in ihre Knowledge-Management-Systeme. Doch zwei unsichtbare Gefahren untergraben diese Investitionen regelmäßig:
- Verlorenes Wissen → wenn Erkenntnisse in vergessenen Dateien, Postfächern oder mit ausscheidenden Mitarbeitenden verschwinden.
- Falsches Wissen → wenn veraltete, fehlerhafte oder falsch übersetzte Informationen weiter im Umlauf sind und genutzt werden.
Für Knowledge Manager, Operations-Leiter und Compliance-Verantwortliche haben diese Risiken direkte Auswirkungen auf Produktivität, Sicherheit und Vertrauen.
Laut APQC gehen jährlich 5–10 % der Produktivität in Unternehmen durch Wissenslücken verloren. Das größere Risiko liegt jedoch im falschen Wissen — weil Mitarbeitende darauf vertrauen und danach handeln.
Wissensmanagement durch Karl Poppers Brille
Karl Popper, Wissenschaftsphilosoph, argumentierte: Wissen kann nie endgültig bewiesen, sondern nur getestet und falsifiziert werden. Fortschritt entsteht nicht durch Festhalten an vermeintlichen Wahrheiten, sondern durch das Verwerfen dessen, was nicht mehr funktioniert.
Übertragen auf Knowledge Management in SharePoint und Microsoft 365:
- Verlorenes Wissen verschwendet Ressourcen und erzwingt mühsame Neuerfindungen.
- Falsches Wissen beschleunigt Fehler und zerstört Vertrauen.
- Die Lösung sind nicht mehr Dokumente, sondern kontinuierliche Überprüfung, Struktur und kritische Auseinandersetzung.
Poppers Falsifikationstheorie passt perfekt zu modernen Unternehmen: Organisationen müssen ständig hinterfragen, was sie „wissen“ – sonst riskieren sie, veraltete und gefährliche Praktiken einzubetten.
Verlorenes vs. Falsches Wissen in Unternehmen
| Risiko | Wie es im Unternehmen sichtbar wird | Auswirkungen |
| Verlorenes Wissen | – Experten verlassen das Unternehmen ohne Dokumentation – Berichte verstauben in Archiven – SharePoint ist voller Dubletten | – Neuerfindungen – Zeitverschwendung – Höhere Kosten – Verpasste Chancen |
| Falsches Wissen | – Veraltete Handbücher werden genutzt – Falsche Regeln kursieren – Google-Übersetzungen weichen von Richtlinien ab | – Mitarbeitende handeln überzeugt, aber falsch – Compliance-Verstöße – Sicherheitsrisiken – Vertrauensverlust |
Metapher: Verlorenes Wissen ist wie eine verlorene Karte: man bleibt stehen und sucht.
Falsches Wissen ist wie eine falsche Karte: man bewegt sich schnell – aber in die falsche Richtung.
Warum falsches Wissen gefährlicher ist
Falsches Wissen ist gefährlicher als verlorenes Wissen, weil:
- es falsche Sicherheit erzeugt – Mitarbeitende zweifeln nicht daran.
- es sich besonders in mehrsprachigen Unternehmen schnell verbreitet.
- es Vertrauen in Compliance, Audits und Führung zerstört.
In SharePoint-Umgebungen entsteht falsches Wissen oft durch veraltete Seiten, unkontrollierte Dubletten oder fehlerhafte Übersetzungen.
Typische Anwendungsfälle, in denen Wissen versagt
1. Compliance und Audits
Verlorenes Wissen: fehlende Nachweise während Audits.
Falsches Wissen: veraltete Compliance-Dokumente im Umlauf.
Lösung: Zentrale Ablage in strukturierten Wikis mit klarer Verantwortlichkeit und Review-Zyklen.
2. Sicherheit und Technik
Verlorenes Wissen: alte Vorfallsberichte verschwinden in Archiven.
Falsches Wissen: Mitarbeitende befolgen überholte Verfahren.
Lösung: Standardisierte Wiki-Vorlagen + KI-Chatbot, der die aktuelle Version sofort bereitstellt.
3. Onboarding und Training
Verlorenes Wissen: kein strukturiertes Onboarding-Material.
Falsches Wissen: neue Mitarbeitende lernen mit veralteten Inhalten.
Lösung: Onboarding-Inhalte klar taggen + Chatbot-Zugriff auf aktuelle HR-Richtlinien.
4. Projektmanagement
Verlorenes Wissen: Lessons Learned in PDFs begraben.
Falsches Wissen: veraltete „Best Practices“ werden weitergegeben.
Lösung: Reviewbare Wiki-Seiten + Metadaten halten Wissen aktuell.
5. Mehrsprachige Kommunikation
Verlorenes Wissen: Richtlinien nur auf Englisch aktualisiert.
Falsches Wissen: Google-Übersetzungen führen zu Fehlentscheidungen.
Lösung: Ein-Klick-Übersetzung & Publikation in allen Sprachen mit Translator for SharePoint – sicher innerhalb von Microsoft 365.
Die Spirale des Wissensverfalls
Einmal verlorenes Vertrauen in das Intranet kehrt kaum zurück.
Von Popper zur Praxis: Eine Falsifikations-Strategie für Wissensmanagement
Um diese Spirale zu vermeiden, müssen Unternehmen Wissenssysteme gestalten, die:
1. Erfassen & Strukturieren
Wissens- und „Erfahrungs“-Vorlagen standardisieren Inhalte.
Rocketta Easy Wiki liefert einsatzbereite Vorlagen für SharePoint Online.
2. Taggen & Organisieren
Metadaten & Tags sorgen für schnelle Auffindbarkeit.
Easy Wiki integriert Tagging direkt bei der Seitenerstellung.
3. Ownership & Reviews
Jede Seite braucht einen Owner + Review-Daten.
Easy Wiki macht Verantwortlichkeiten und Reviews transparent.
4. Zugänglichkeit im Arbeitsalltag
Wissen darf nicht in Silos verschwinden.
Der Rocketta AI Chatbot bringt Antworten direkt in Outlook, Teams und SharePoint.
5. Mehrsprachige Konsistenz
Abweichungen in Sprachversionen zerstören Vertrauen.
Der Translator for SharePoint übersetzt & publiziert Inhalte in über 100 Sprachen – sicher in Microsoft 365.
Der echte KPI im Knowledge Management
Der KPI einer Wissensbasis ist nicht die Anzahl der Dokumente. Es ist die Zahl der Fragen, die nie zweimal gestellt werden müssen.
Messbare Mikrometriken:
- % überprüfter Seiten
- Time-to-Answer via Chatbot
- Rückgang von „Wo ist X?“-Anfragen
- Konsistenz mehrsprachiger Inhalte
Tabelle: Probleme, Lösungen und Folgen
| Problem | Lösung | Wie Rocketta hilft | Folgen bei Ignoranz |
| Verlorenes Wissen | Vorlagen + zentrales Wiki | Easy Wiki mit stabilen Links & Struktur | Zeit- & Ressourcenverschwendung |
| Falsches Wissen | Ownership + Review-Zyklen | Easy Wiki zeigt Review-Daten & Owner | Compliance-Verstöße, Sicherheitsrisiken |
| Schatten-Systeme | Zugriff in Daily Tools | AI Chatbot in Outlook, Teams, SharePoint | Silos, Parallelwelten |
| Sprachdrift | Integrierte Übersetzung & Publikation | Translator for SharePoint, sicher in Microsoft 365 | Fehlentscheidungen, Fragmentierung |
| Führungsdefizite | KM als operatives Muss behandeln | Wiki-Dashboards + Review-Metriken | Prioritätsverlust, Fehler wiederholen sich |
Fazit: Falsches Wissen zerstört Vertrauen, verlorenes Wissen kostet Zeit
Im Enterprise Knowledge Management sind beide Risiken real – doch nicht gleich schwerwiegend. Verlorenes Wissen bremst Teams und zwingt zur Neuerfindung. Falsches Wissen zerstört Vertrauen und verschärft Compliance- sowie Sicherheitsrisiken. Popper lehrt uns: Wissen ist nie endgültig. Es muss überprüft, getestet und aktualisiert werden.
Dafür brauchen Unternehmen:
- Strukturierte Wikis (statt vergrabener PowerPoints)
- Metadaten & Tags für Auffindbarkeit
- Ownership & Review-Zyklen gegen veraltete Inhalte
- Zugänglichkeit im Arbeitsalltag (Outlook, Teams, SharePoint)
- Mehrsprachige Konsistenz mit sicherer, automatisierter Übersetzung
Der wahre KPI: Wie viele Fragen müssen nicht mehr doppelt gestellt werden?
Mit Tools wie Rocketta Easy Wiki, KI Chatbot und Translator for SharePoint bleibt Wissen nicht nur dokumentiert, sondern lebendig, vertrauenswürdig und nutzbar. Denn Knowledge Management bedeutet nicht, Lektionen aufzuschreiben. Es bedeutet, dass niemand dieselbe schmerzhafte Lektion zweimal lernen muss.
