Große SharePoint-Dokumentbibliotheken verwalten – ohne den Überblick zu verlieren 

Wie Rocketta hilft, Struktur, Auffindbarkeit und Mehrsprachigkeit in skalierenden Umgebungen sicherzustellen 

Eine SharePoint-Dokumentbibliothek zu verwalten ist einfach – bis sie es nicht mehr ist. 

Wenn aus ein paar Hundert Dateien Tausende oder sogar Millionen werden, treten typische Probleme auf: Performance-Einbrüche, unübersichtliche Navigation, Versionskonflikte und doppelte Inhalte in mehreren Sprachen. In solchen Umgebungen entscheidet die richtige Struktur darüber, ob SharePoint zum produktiven Arbeitsmittel oder zur digitalen Sackgasse wird. 

Große SharePoint-Dokumentbibliotheken verwalten – Wussten Sie schon? 

Eine SharePoint-Bibliothek kann bis zu 30 Millionen Dokumente enthalten – Microsoft empfiehlt jedoch, nicht mehr als 5.000 Elemente pro Ansicht zu verwenden, um die Performance stabil zu halten【Quelle: Microsoft】. 

Rocketta arbeitet mit Unternehmen, die SharePoint großflächig einsetzen – und hilft ihnen, nicht nur Inhalte abzulegen, sondern sie effizient zu strukturieren und zu steuern. 

Warum große Bibliotheken schnell unübersichtlich werden 

Selbst gut geplante Umgebungen geraten bei wachsendem Umfang ins Wanken. Typische Stolpersteine: 

• Tief verschachtelte Ordnerstrukturen nach veraltetem Dateiablage-Muster 
• Unklare Namenskonventionen und fehlende Metadaten 
• Sprachspezifische Ordner, die Governance zersplittern 
• Inkonsistente oder manuelle Tags ohne System 
• Veraltete Dokumente, bei denen niemand die Zuständigkeit kennt 

Fakt: Rund 80 % der Unternehmensdaten sind unstrukturiert – und damit schwer auffindbar, nicht automatisierbar und oft ungenutzt【Quelle: Gartner】. 

Was strukturierte Dokumentverwaltung auszeichnet 

Egal ob es sich um Personalrichtlinien, Kundenberichte oder technische Dokumentation handelt: Struktur, Konsistenz und mehrsprachiger Zugriff sind der Schlüssel. Hier sind die Strategien, die sich bei unseren Kunden in SharePoint bewährt haben: 

1. Ordner vermeiden – Metadaten und Ansichten nutzen 

Ordnerstrukturen sind anfällig für Dubletten, Vergessenes und Wildwuchs. Metadatenbasierte Navigation ist skalierbar. 

➡️ Dokumenteigenschaften wie „Typ“, „Region“, „Status“ und „Sprache“ gezielt pflegen 
➡️ Öffentliche Ansichten basierend auf Nutzerbedürfnissen erstellen 
➡️ Mit Spaltenformatierung visuelle Klarheit schaffen 

Fakt: Unternehmen, die strukturierte Metadaten einsetzen, berichten von bis zu 50 % schnelleren Suchvorgängen【Quelle: AIIM】. 

✅ Wichtig: Für Schlüsselfelder unbedingt Dropdown-Auswahlen oder Term Store verwenden – keine Freitexte. 

2. Content Types zur Standardisierung von Dokumentmodellen 

Content Types (Inhaltstypen) ermöglichen konsistente Vorlagen, Workflows und Lebenszyklen. 

Einsatzmöglichkeiten: 

• Vordefinierte Metadaten und Aufbewahrungsregeln 
• Automatisierte Prozesse mit Power Automate 
• Standardisierung teamübergreifender Dokumente 
• Zuständigkeiten über Inhaltstypen (z. B. „Policy = HR“) 

Rocketta unterstützt Teams dabei, diese Standards flexibel und zentral steuerbar umzusetzen. 

3. Term Store für einheitliche Taxonomien 

Tags sind nur dann wirksam, wenn sie einheitlich angewendet werden. Der Term Store von SharePoint bietet: 

• Zentrale Steuerung und Pflege von Begriffen 
• Mehrsprachige Label 
• Hierarchische Navigation über Begriffssets 
• Globale Aktualisierung ohne manuelle Nachpflege 

Fakt: Teams mit klar definierten Tagging-Richtlinien verzeichnen bis zu 40 % weniger doppelte Dokumente und deutlich weniger Rückfragen zu „Wo finde ich das?“【Quelle: AIIM Research】. 

4. Relevantes hervorheben mit Promoted Content 

In einer Bibliothek mit 10.000+ Dokumenten benötigen die meisten Mitarbeitenden nur einen Bruchteil regelmäßig. 

Mit Rockettas Promoted Content können wichtige Inhalte visuell hervorgehoben werden: 

✅ Neue Formulare, Checklisten oder Leitfäden hervorheben 
✅ Bereichsspezifische Inhalte oder Pflichtinfos gezielt anzeigen 
✅ Filterbar nach Sprache oder Team 

Fakt: Wissensarbeiter verbringen durchschnittlich 2,5 Stunden täglich mit der Suche nach Informationen【Quelle: McKinsey】. 

5. Mehrsprachigkeit ohne Redundanz – mit Rocketta Translator 

Separate Bibliotheken pro Sprache führen zu doppeltem Pflegeaufwand und Versionskonflikten. Unsere Kunden nutzen stattdessen: 

• Eine zentrale Ursprungsseite 
• Verknüpfte Übersetzungen über den Rocketta Translator 
• Einheitliche Metadaten und Layouts 
• Sprachfilterung auf Basis von Benutzerpräferenzen 

Ergebnis: Weniger Pflege, konsistente Inhalte, bessere globale Zusammenarbeit. 

Tabelle: Best Practices in verschiedenen Branchen

Von der Ordnerflut zur strukturierten Navigation 

Vorher (klassische Ordnerstruktur): 

• /HR/2023/Policies/EN 
• /HR/2023/Policies/ES 
• /HR/2023/Policies/Archiv 

🔍 Mühsame Suche 
🗑️ Redundanzen 
⛔ Fehlende Übersicht 

Nachher (strukturierte Bibliothek): 

• Eine zentrale Dokumentbibliothek 
• Filter: Abteilung, Sprache, Dokumenttyp, Status 
• Navigation über Term Store 
• Wichtige Inhalte oben als Promoted Content 
• Übersetzungen verknüpft über Rocketta Translator 

Ergebnis: Weniger Suchen. Mehr Finden. Mehr Vertrauen. 

Fazit 

Eine große SharePoint-Bibliothek ist kein Problem – solange Struktur und Governance mitwachsen. 

Wenn Teams Inhalte vertrauensvoll wiederfinden, statt sie neu zu erstellen oder per Mail zu verschicken, wird Wissen zu einem echten Erfolgsfaktor. Rocketta hilft Unternehmen dabei, genau das umzusetzen – mit durchdachten Erweiterungen, konsistenter Metadatensteuerung und mehrsprachigem Zugriff. 

Ob HR, IT oder Projektteam – mit der richtigen Struktur bleibt SharePoint leistungsfähig. Auch bei Millionen von Dateien. 

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf!