Warum Ihr Unternehmen eine SharePoint-Wissensdatenbank benötigt
Effektives Wissensmanagement ist der Schlüssel zu effizienteren Arbeitsabläufen und reibungsloser Zusammenarbeit. Eine SharePoint-Wissensdatenbank bietet eine skalierbare und strukturierte Lösung, um Informationen zentral zu speichern, zu verwalten und zu teilen. Ob für den Service Desk, interne Dokumentation oder Mitarbeiterschulungen – mit SharePoint als Knowledge Hub steigern Sie die Produktivität und optimieren Prozesse.
Bei Rocketta helfen wir Unternehmen, SharePoint optimal zu nutzen. Unsere maßgeschneiderten Wiki-Lösungen und RockAcademy-Trainings sorgen für eine erstklassige Benutzererfahrung, effizientere Service-Desk-Abläufe und verbesserte Wissensverwaltung.
Ziele einer SharePoint-Wissensdatenbank für Unternehmen
- Zentrale Informationsquelle – Alle Knowledge-Artikel, FAQs und Support-Dokumente an einem Ort.
- Optimierte Benutzerfreundlichkeit – Schneller Zugriff auf Inhalte durch eine durchdachte SharePoint-Kommunikationswebsite.
- Lernplattform für Mitarbeiter – Ausbau der Wissensdatenbank als interaktives Schulungssystem.
- Bessere Entscheidungen – Strukturierte Informationen sorgen für effizientere Fehlerbehebung und optimierte Arbeitsabläufe.
- Nahtlose Zusammenarbeit – Teams können Wissen in Echtzeit erstellen, aktualisieren und teilen.
- Automatisierte Dokumentenkontrolle – Versionierung, Freigabeworkflows und Compliance-Verfolgung sind direkt in SharePoint integriert.
Typische Herausforderungen einer SharePoint-Wissensdatenbank und deren Lösung
| Herausforderung | Problem | Auswirkungen | Lösung | Wie Rocketta hilft |
| Unstrukturierte Inhalte | Veraltete oder unübersichtliche Inhalte | Mitarbeiter finden relevante Infos nicht | Regelmäßige Überprüfung & Freigabeworkflows | Integrierte Versionierung & Qualitätskontrolle |
| Schlechte Suchfunktion | Nutzer finden Inhalte nicht schnell | Zeitverschwendung, Produktivitätsverlust | Implementierung von Metadaten & KI-gestützte Suche | Strukturierte Metadaten & intelligente Indexierung |
| Inhaltliche Inkonsistenz | Unterschiedliche Formate & veraltete Inhalte | Vertrauen in die Wissensdatenbank sinkt | Governance-Training für Verantwortliche | RockAcademy-Training für strukturierte Prozesse |
Wie erstelle ich eine Wissensdatenbank in SharePoint?
Die Einrichtung einer SharePoint-Wissensdatenbank erfordert bewährte Methoden, um Effizienz und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.
1. Die richtige SharePoint-Website wählen
Eine SharePoint-Kommunikationswebsite bietet eine benutzerfreundliche, moderne Umgebung für die Verwaltung von Wissensinhalten.
Häufige Herausforderung: Die News-Webpart auf einer SharePoint-Wiki-Seite nicht auffindbar? Wiki-Seiten unterstützen keine modernen Webparts wie das News-Webpart. Die Lösung ist ein Wechsel zu einer modernen SharePoint-Kommunikationswebsite, um erweiterte Funktionen nutzen zu können.
2. Strukturierte Inhalte für eine bessere Nutzererfahrung
- SharePoint-Seiten für Anleitungen und Dokumentationen
- Dokumentenbibliotheken mit Metadaten & Versionierung
- Tagging- & Kategoriesysteme für bessere Auffindbarkeit
- FAQs für den Service Desk
- SharePoint-Templates für IT-Dokumentationsmanagement, um eine standardisierte Struktur für IT-relevante Inhalte zu schaffen.
3. Suchfunktion und Navigation optimieren
- Erweiterte SharePoint-Suche & Filter für präzise Ergebnisse
- Schnellzugriffslinks & Navigationsmenüs für oft genutzte Inhalte
- KI-gestützte Suchvorschläge für eine bessere Nutzererfahrung.
4. Integration mit Microsoft Teams und dem Service Desk
- Excel-Diagramme in Teams-Wiki-Seiten einfügen für bessere Visualisierungen
- Direkte Suche von Wissensartikeln in Microsoft Teams
- Service-Tickets mit relevanter Dokumentation verknüpfen für schnellere Fehlerbehebung
5. Fortlaufende Pflege & Governance
- Automatisierte Freigabeprozesse mit Power Automate
- Regelmäßige Inhaltsüberprüfung und Aktualisierung
- Etablierung von Governance-Regeln für nachhaltige Wissensverwaltung
- RockAcademy-Schulungen für eine bessere Nutzung von SharePoint
Ressourcen für die Implementierung von SharePoint Online
Viele IT-Teams zögern mit der Einführung von SharePoint Online, da sie den benötigten Aufwand nicht genau einschätzen können. Wichtige Ressourcen für eine erfolgreiche Implementierung:
- Microsoft 365-Lizenzen & Infrastruktur
- IT-Kompetenzen – Kenntnisse in Sicherheit, Berechtigungen und Governance sind erforderlich
- Anpassung & Entwicklung – Bedarf an Workflows, Webparts und Schnittstellen
- Mitarbeiterschulung – RockAcademy-Training, um Best Practices zu vermitteln
- Datenmigration – Strategische Planung für den Übergang von Altsystemen
- Governance & Compliance – Definierte Regeln für Versionierung, Berechtigungen und Datenschutz
Best Practices für SharePoint-Wissensdatenbank UX-Design
Eine intuitive und effiziente SharePoint-Wissensdatenbank erfordert eine optimierte Benutzeroberfläche:
- Einfachheit – Klare Strukturen, reduzierte Komplexität
- Konsistenz – Einheitliches Design & Navigation
- Auffindbarkeit – Nutzung von Metadaten & KI-gestützter Suche
- Barrierefreiheit – Inhalte für alle Nutzer zugänglich gestalten
- Performance – Schnelle Ladezeiten und optimierte Webparts
- Nutzerzentrierung – Kontinuierliches Feedback einholen und umsetzen
Fazit: Warum eine SharePoint-Wissensdatenbank unverzichtbar ist
Eine SharePoint-Wissensdatenbank ist eine leistungsstarke Lösung zur Optimierung des internen Wissensmanagements, des Service Desks und der Mitarbeiterschulung. Durch die Kombination aus modernen SharePoint-Kommunikationsseiten, Metadaten und automatisierten Workflows entsteht eine effiziente, intuitive und zukunftssichere Knowledge-Plattform.
Rocketta unterstützt Unternehmen dabei, SharePoint optimal zu nutzen. Ob individuelle Anpassungen, Migration oder Schulungen – wir bieten die perfekte Lösung.
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