Haben Sie Schwierigkeiten, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu finden? Fühlen Sie sich in Ihrem SharePoint-System wie in einem Berg von Dokumenten ertrunken? Sie sind nicht allein. Viele Unternehmen stehen vor denselben Herausforderungen. Aber es gibt eine Lösung: Prozessorientiertes Wissensmanagement in SharePoint.
Warum prozessorientiertes Wissensmanagement?
Wissensmanagement bedeutet nicht nur, Informationen zu speichern – es geht darum, diese so zu strukturieren, dass sie Ihre Geschäftsprozesse unterstützen. Prozessorientiertes Wissensmanagement bedeutet, Wissen so zu organisieren, dass es mit Ihren wichtigsten Geschäftsprozessen übereinstimmt. Wenn Ihr Wissen mit den Arbeitsabläufen verbunden ist, lässt es sich leichter finden und nutzen, was Frustration verringert und die Effizienz steigert.
Dieser Ansatz in SharePoint stellt sicher, dass Ihr Team jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen kann – und macht den Arbeitsalltag produktiver und weniger stressig.
Häufige Probleme im Wissensmanagement
Falls Sie bereits SharePoint nutzen, aber noch Schwierigkeiten im Wissensmanagement haben, stehen Sie wahrscheinlich vor einem oder mehreren dieser Probleme:
- Informationschaos
Wissen ist an verschiedene Orte verstreut – E-Mails, gemeinsame Laufwerke, persönliche Dateien – und die Suche nach den richtigen Informationen fühlt sich an wie eine Schatzsuche. Das führt zu verschwendeter Zeit und Frustration.
- Ineffiziente Suche
Die SharePoint Suche ist leistungsfähig, aber ohne eine klare Struktur und richtige Tags bringt es oft irrelevante Ergebnisse. Mitarbeiter verschwenden wertvolle Zeit mit der Suche nach Inhalten.
- Fehlende Konsistenz
Wissen ist nicht standardisiert. Verschiedene Teams oder Abteilungen speichern Informationen in unterschiedlichen Formaten oder Versionen, was es schwer macht, genaue und aktuelle Daten zu finden.
- Onboarding-Probleme
Neue Mitarbeiter fühlen sich oft verloren, da sie nicht schnell auf die richtigen Ressourcen zugreifen können. Eine unorganisierte Wissensbasis verschärft diese Herausforderung.
- Doppelte Arbeit
Ohne ein klares und prozessorientiertes System verschwenden Mitarbeiter Zeit mit der Duplizierung von Recherchen oder dem Erstellen neuer Dokumente, die bereits existieren.
Lösung: Wie prozessorientiertes Wissensmanagement diese Probleme löst
Ein prozessorientiertes Wissensmanagementsystem in SharePoint adressiert diese Herausforderungen direkt, indem es das Wissen um Ihre Geschäftsprozesse herum organisiert. So funktioniert es:
1. Wissen um Ihre Arbeitsabläufe organisieren
Vergessen Sie die alte „flache“ Ordnerstruktur. Mit SharePoint können Sie Wissensrepositorien erstellen, die direkt mit den Arbeitsabläufen Ihres Teams übereinstimmen. Ob Projekt, Abteilung oder Geschäftsbereich – die Struktur spiegelt die Prozesse wider, mit denen Ihr Team täglich arbeitet. So finden Mitarbeiter schnell relevante Informationen, ohne sich in einem Meer irrelevanter Dokumente zu verlieren.
2. Echtzeit-Zusammenarbeit mit einem SharePoint WIki
Ein SharePoint Wiki ist ideal, um kollaborative Wissenszentren zu erstellen. Wikis ermöglichen es Teams, Prozesse zu dokumentieren, Erkenntnisse zu teilen und Informationen in Echtzeit aktuell zu halten. Ihr Team kann Dokumentationen ergänzen oder bearbeiten, sobald neue Erkenntnisse hinzukommen, wodurch die Wissensbasis dynamisch und nützlich bleibt.
3. Optimierte Suche mit Smart-Tags
Das Taggen von Dokumenten mit spezifischen Schlüsselwörtern, Prozessen oder Abteilungsnamen macht es für Ihre Mitarbeiter einfacher, schnell die richtigen Inhalte zu finden. SharePoints Suchfunktion ist leistungsstark, aber sie funktioniert am besten, wenn Inhalte mit konsistenten, relevanten Tags strukturiert sind.
4. Onboarding vereinfachen
Neue Mitarbeiter müssen schnell auf wichtige Ressourcen zugreifen können. Mit einem prozessorientierten Wissensmanagementsystem sind alle Schulungsunterlagen, SOPs (Standardarbeitsanweisungen) und internen Dokumente einfach zugänglich. So können neue Mitarbeiter schneller produktiv werden, was die Einarbeitungszeit verkürzt und die Produktivität steigert.
5. Kollaborative und sich weiterentwickelnde Wissensbasis
Während sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, sollte auch Ihr Wissensmanagementsystem wachsen. SharePoint ermöglicht kontinuierliche Updates Ihrer Wissensbasis, sodass Inhalte frisch und relevant bleiben. Zusammenarbeit und Wissensaustausch werden Teil des täglichen Arbeitsablaufs, was zu schnellerer Problemlösung und kontinuierlichem Lernen führt.
Praxisbeispiele für Prozessorientiertes Wissensmanagement in SharePoint
Schauen wir uns an, wie verschiedene Teams von diesem Ansatz profitieren können:
| Geschäftsfunktion | Use Case | Vorteile |
| HR | Onboarding- und Schulungsportal | Neue Mitarbeiter haben direkten Zugriff auf Schulungsunterlagen, was die Produktivität steigert. |
| Sales | Verkaufsleitfaden und Kundeninformations-Repository | Vertriebsteams können schnell auf Kundeninformationen, Produktdetails und Verkaufsstrategien zugreifen. |
| Kundendienst | Wissensdatenbank für Kundenservice | Der Kundendienst kann Probleme schneller lösen, indem er auf eine zentrale Wissensbasis zugreift. |
| Betrieb | Standardarbeitsanweisungen (SOPs) | Der Betrieb läuft reibungslos mit standardisierten Verfahren, die Konsistenz und Compliance gewährleisten. |
| IT | IT-Support- und Fehlerbehebungs-Wiki | IT-Teams haben schnellen Zugriff auf Fehlerbehebungsleitfäden und Lösungen, was Ausfallzeiten reduziert. |
Wie Rocketta helfen kann: Die Wiki-Lösung & RockAcademy
Bei Rocketta wissen wir, dass ein effektives Wissensmanagementsystem in SharePoint mehr als nur die richtigen Tools erfordert – es braucht Expertise. Deshalb haben wir die RockAcademy Wiki-Lösung entwickelt, ein vollständig anpassbares SharePoint-Wiki, das prozessorientiertes Wissensmanagement unterstützt. Es ist so konzipiert, dass es einfach zu implementieren ist und es Ihrem Team ermöglicht, sofort Wissen zu teilen und darauf zuzugreifen.
Aber das ist noch nicht alles. Die RockAcademy, unsere umfassende Lernplattform, sorgt dafür, dass Ihr Team SharePoint optimal nutzt. Mit Modulen zu Best Practices im Wissensmanagement, SharePoint-Funktionalitäten und effektiver Teamzusammenarbeit vermittelt die RockAcademy Ihrem Team die Fähigkeiten, eine Wissensbasis zu erstellen und zu verwalten, die mit Ihrem Unternehmen wächst.
Der Geschäftswert von prozessorientiertem Wissensmanagement
Wenn Sie einen prozessorientierten Ansatz für Wissensmanagement in SharePoint übernehmen, wird Ihr Unternehmen erhebliche Vorteile erfahren:
- Erhöhte Effizienz: Die Zeit, die mit der Suche nach Informationen verbracht wird, wird drastisch reduziert, sodass Ihre Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Teams können Wissen leichter teilen, Dokumente gemeinsam bearbeiten und Einsichten austauschen – was zu schnelleren Entscheidungen führt.
- Bessere Entscheidungen: Mit Wissen, das rund um Geschäftsprozesse strukturiert ist, haben Entscheidungsträger jederzeit Zugriff auf die richtigen Informationen.
- Schnellere Einarbeitung: Neue Mitarbeiter können schnell auf prozessorientierte Ressourcen zugreifen, die sicherstellen, dass sie ihre Rolle und Verantwortung verstehen.
Ein prozessorientiertes Wissensmanagementsystem in SharePoint: Fazit
Ein prozessorientiertes Wissensmanagementsystem in SharePoint ist mehr als nur ein nettes Feature. Es ist entscheidend für die Schaffung einer effizienteren, kollaborativeren und produktiveren Arbeitsumgebung. Indem Sie Ihre Wissensbasis um Ihre Kernprozesse herum organisieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Team die richtigen Informationen genau dann findet, wenn es sie benötigt – und weniger Zeit mit Suchen verbringt.
Mit Rocketta’s Wiki-Lösung und RockAcademy haben Sie die Tools und die Expertise, SharePoint in ein leistungsstarkes Wissensmanagementsystem zu verwandeln. Bereit, Ihren Arbeitstag effizienter und stressfreier zu gestalten? Lassen Sie uns noch heute anfangen.
