Ein KI-Assistent kann innerhalb von Sekunden antworten. Deutlich länger dauert es, festzulegen, auf welche Inhalte er seine Antworten stützen darf.
SharePoint-Berechtigungen regeln, auf welche Inhalte ein Benutzer zugreifen kann. Sie sagen jedoch nichts darüber aus, welche Richtlinie aktuell ist, welcher Prozess freigegeben wurde oder warum drei Seiten drei unterschiedliche Antworten liefern.
Genau dieser Unterschied ist entscheidend. Eine alte PDF-Datei kann zugänglich, durchsuchbar und technisch einwandfrei sein – und trotzdem die schlechteste denkbare Quelle darstellen.
Der Vertrauenscheck: 10 gegen 10
| Diesen Seiten sollte KI vertrauen | Diesen Seiten sollte KI nicht vertrauen |
| 1. Einer freigegebenen HR-Richtlinie mit verantwortlicher Person und Prüfdatum | FINAL_v8_updated neben fünf älteren Versionen |
| 2. Einer aktuellen Anleitung des IT-Supports | Einer Anleitung für ein System, das vor zwei Jahren ersetzt wurde |
| 3. Einer offiziellen Prozessseite mit klaren Schritten und Ausnahmen | Einer Prozessseite ohne verantwortliche Person |
| 4. Einem zentral gepflegten Unternehmensglossar | Mehreren Glossaren verschiedener Abteilungen mit widersprüchlichen Definitionen |
| 5. Einer FAQ-Seite, die auf echten Fragen von Mitarbeitenden basiert | Einer FAQ-Seite, die einmalig für den Start des Intranets erstellt wurde |
| 6. Einer laufend gepflegten Onboarding-Seite | Einer regionalen Kopie ohne Angaben zu Land oder Zielgruppe |
| 7. Einer aktuellen Anleitung für ein internes System | Einem Entwurf, der versehentlich in der Suche gelandet ist |
| 8. Einer freigegebenen Produkt- oder Leistungsdokumentation | Einer Roadmap, deren Inhalte wie bereits verfügbare Funktionen dargestellt werden |
| 9. Einer kontrolliert gepflegten Compliance-Richtlinie | Einem Newsbeitrag, der als dauerhafte Anleitung verwendet wird |
| 10. Einer befristeten Regelung mit Ablaufdatum | Zwei offiziell wirkenden Seiten, die sich gegenseitig widersprechen |
In einer Tabelle wirken diese Kategorien eindeutig. In einer realen SharePoint-Umgebung lassen sie sich deutlich schwerer voneinander trennen.
Was wir prüfen, bevor wir KI mit SharePoint verbinden
Die erste Frage lautet häufig: Welche SharePoint-Websites soll der Assistent lesen?
Wir formulieren sie konkreter:
Welche Seiten innerhalb dieser Websites sind zuverlässig genug, um von der KI zitiert zu werden?
Eine einzelne Website kann freigegebene Richtlinien, Arbeitsdokumente, Besprechungsnotizen, alte Anhänge und längst aufgegebene Seiten enthalten. All diesen Inhalten denselben Vertrauensstatus zu geben, verursacht Probleme, bevor der erste Mitarbeiter überhaupt eine Frage stellt.
Bei einer Quellenprüfung achten wir deshalb besonders auf die folgenden Muster.
Die aktuelle Seite und die alte PDF-Datei
Die Personalabteilung aktualisiert eine Richtlinie auf einer SharePoint-Seite. Die vorherige PDF-Version bleibt jedoch in einer Dokumentbibliothek liegen. Beide Dokumente sind durchsuchbar und tragen denselben Titel. Nur eines davon ist aktuell. Die alte Datei aus der Navigation zu entfernen, reicht nicht aus. Solange die KI sie noch abrufen kann, kann sie den Inhalt auch für eine Antwort verwenden. Wir prüfen deshalb Seiten, Anhänge, exportierte PDF-Dateien und Kopien an anderen Speicherorten. Ziel ist eine eindeutig festgelegte, verbindliche Quelle. Alle übrigen Versionen werden ausgeschlossen oder klar als archiviert gekennzeichnet.
Drei richtige Antworten für drei verschiedene Länder
Eine deutsche Reiserichtlinie, eine spanische Reiserichtlinie und eine unternehmensweite Regelung können gleichzeitig korrekt sein. Problematisch wird es, wenn im Titel und in den Metadaten Angaben zu Land, Gesellschaft oder Zielgruppe fehlen. Dann muss die KI selbst ableiten, welche Version gilt. Wir machen diesen Kontext ausdrücklich sichtbar:
- Land
- Gesellschaft
- Abteilung
- Mitarbeitergruppe
- gültig ab
- gültig bis
Die Qualität der Antwort sollte nicht davon abhängen, ob die KI den Arbeitsort des Benutzers richtig errät.
Eine professionell gestaltete Seite ohne Verantwortlichen
Eine gute Gestaltung kann veraltete Inhalte offiziell wirken lassen. Wir prüfen daher nicht nur, ob eine Seite vertrauenswürdig aussieht. Entscheidend ist, ob jemand für den Inhalt verantwortlich ist und dessen Richtigkeit bestätigen kann. Gibt es keinen Ansprechpartner, sollte die Seite nicht als verbindliche KI-Quelle dienen.
Über Jahre vererbte Berechtigungen
Eine KI kann die ihr vorgegebenen Berechtigungen korrekt berücksichtigen und dennoch zu weit freigegebene Informationen erheblich leichter auffindbar machen. Ein Benutzer hat möglicherweise technisch Zugriff auf eine Website, ohne zu wissen, dass dort Gehaltsunterlagen, alte Managementdokumente oder sensible Projektinformationen liegen. KI reduziert den Aufwand, solche Inhalte zu finden.
Microsoft empfiehlt deshalb, bei der Vorbereitung von SharePoint für Copilot sowohl übermäßige Freigaben als auch Berechtigungen zu überprüfen. Mit Restricted Content Discovery (RCD) lässt sich die Anzeige ausgewählter Websites in der organisationsweiten Suche und in Copilot vorübergehend einschränken, während die Inhalte geprüft werden. Die zugrunde liegenden Berechtigungen werden dadurch jedoch nicht geändert.
Wir prüfen Berechtigungen und Inhaltsqualität daher getrennt:
Sind die Informationen korrekt?
Darf dieser Benutzer diese Informationen erhalten?
Eine Quelle muss beide Prüfungen bestehen.
Eine Seite, die nur die einfache Frage beantwortet
Auf einer Prozessseite steht möglicherweise, wie Software beantragt wird. Sie erklärt aber nicht, was für externe Mitarbeitende, dringende Anfragen oder Anwendungen mit erforderlicher Sicherheitsprüfung gilt.
Die KI wird trotzdem versuchen, auch diese Fragen zu beantworten.
Wir prüfen deshalb nicht nur die Standardanleitung, sondern auch Ausnahmen und Eskalationswege. Wenn eine Quelle keine belastbare Antwort liefert, sollte der Assistent darauf hinweisen und an die zuständige Stelle verweisen. Das ist sicherer, als eine Wissenslücke mit einer plausibel klingenden Antwort zu füllen.
So bauen wir einen vertrauenswürdigen SharePoint-Quellenumfang auf
Wir beginnen nicht damit, sämtliche Inhalte zu indexieren und sie später zu bereinigen. Zunächst wählen wir eine kontrollierte Gruppe nützlicher Quellen aus. Erst nach den Tests wird der Umfang schrittweise erweitert.
1. Quelleninventar erstellen
Wir erfassen die Websites, Bibliotheken, Ordner, Seiten und Dateien, die als Wissensquelle infrage kommen. Für jede Quelle dokumentieren wir:
- fachlich verantwortliche Person
- vorgesehene Zielgruppe
- Freigabestatus
- Zeitpunkt der letzten inhaltlichen Prüfung
- Vertraulichkeit
- vorhandene Duplikate
- regionalen oder abteilungsspezifischen Geltungsbereich
- Eignung als Quelle für KI-Antworten
Dabei zeigt sich häufig das erste Problem: Das Unternehmen weiß, wo die Inhalte gespeichert sind. Es ist aber nicht eindeutig geregelt, welche Version Mitarbeitende tatsächlich verwenden sollen.
2. Jede Quelle klassifizieren
Wir arbeiten mit einer einfachen, praxistauglichen Einteilung:
- Vertrauenswürdig: freigegeben und als Antwortquelle geeignet.
- Bedingt vertrauenswürdig: korrekt für ein bestimmtes Land, eine Rolle oder einen bestimmten Anwendungsfall.
Zu prüfen: potenziell nützlich, aber ohne klare Verantwortung, Kontextangabe oder Freigabe.
Ausschließen: Entwürfe, Arbeitsunterlagen oder ungeeignete Inhalte.
Archivieren: nicht mehr aktuell, aber aus rechtlichen oder historischen Gründen aufzubewahren.
Wir stufen nicht gleich das gesamte Intranet als vertrauenswürdig ein, nur weil einige Seiten gut gepflegt sind.
3. Festlegen, was „vertrauenswürdig“ bedeutet
Ein aktuelles Änderungsdatum allein reicht in der Regel nicht aus. Wir prüfen sechs Punkte:
- Verbindlichkeit: Handelt es sich um die freigegebene Quelle?
- Verantwortung: Wer ist für den Inhalt zuständig?
- Aktualität: Sind die Informationen noch gültig?
- Geltungsbereich: Für wen und für welche Situation gelten sie?
- Zugriff: Sind die Berechtigungen angemessen?
- Abrufbarkeit: Kann die KI die richtige Antwort entnehmen, ohne verschiedene Themen miteinander zu vermischen?
Eine Seite, die eine dieser Prüfungen nicht besteht, muss nicht automatisch gelöscht werden. Möglicherweise benötigt sie lediglich einen Verantwortlichen, eindeutigere Metadaten, einen engeren KI-Quellenumfang oder eine bessere Struktur.
4. Konkurrierende Antworten entfernen
Wir suchen gezielt nach:
- doppelten Seiten
- alten PDF-Dateien
- kopierten Prozessbeschreibungen
- Newsbeiträgen mit veralteten Anweisungen
- regionalen Versionen ohne Kennzeichnung
- archivierten Inhalten, die weiterhin in der Suche erscheinen
- Dateien mit nahezu identischen Namen
Das Ziel ist nicht, SharePoint bis ins letzte Detail aufzuräumen. Es geht darum zu verhindern, dass die KI mehrere konkurrierende Quellen als gleichermaßen verbindlich behandelt.
5. Seiten besser abrufbar machen
Inhalte, die sich gut für KI eignen, sind meist auch für Mitarbeitende leichter verständlich. Wir bevorzugen:
- ein klar abgegrenztes Thema pro Seite
- aussagekräftige Überschriften
- direkte Antworten unter der passenden Überschrift
- nummerierte Schritte
- klar benannte Ausnahmen
- verständliche Linktexte
- einen sichtbaren Verantwortlichen und ein Prüfdatum
Auch Microsoft empfiehlt, offizielles Wissen zentral bereitzustellen, einheitlich zu kennzeichnen und für mitarbeiterorientierte KI-Agenten klar strukturierte Seiten mit eindeutigen Überschriften zu erstellen.
6. Mit echten Fragen testen
Eine Demofrage wie „Wie lautet unsere Urlaubsregelung?“ ist zu einfach. Wir leiten Testfragen aus Support-Tickets, SharePoint-Suchanfragen und den tatsächlichen Formulierungen der Mitarbeitenden ab:
Kann ich nicht genommenen Urlaub ins nächste Jahr übertragen?
Gilt das auch für Beschäftigte in Spanien?
Was passiert, wenn meine Führungskraft nicht erreichbar ist?
Kann auch ein externer Mitarbeiter einen Zugang beantragen?
Welches Formular benötige ich für eine dringende Softwarefreigabe?
Für jede Frage legen wir fest:
- welche Antwort erwartet wird
- welche Quelle freigegeben ist
- welche Benutzer die Antwort erhalten dürfen
- wann die KI zusätzlichen Kontext erfragen sollte
- wann sie keine Antwort geben sollte
- wann sie an eine zuständige Person verweisen muss
Wir stellen dieselbe Frage außerdem in mehreren Varianten. So erkennen wir, ob die Suche stabil funktioniert oder zu stark von einer bestimmten Formulierung abhängt.
7. Nicht nur die Antwort, sondern auch die Quelle prüfen
Auch eine überzeugende Antwort kann aus der falschen Quelle stammen. Während der Tests öffnen wir deshalb die angegebene Quelle und prüfen:
Belegt die Seite die Antwort tatsächlich?
Handelt es sich um die aktuelle Version?
Gilt sie für diesen Benutzer?
Hat die KI-Inhalte aus einer widersprüchlichen Seite einbezogen?
Fehlt eine wichtige Ausnahme?
Eine Antwort ist nur so vertrauenswürdig wie die Quelle, auf der sie basiert.
8. Auch nach dem Start weiterprüfen
Der Quellenumfang verändert sich jedes Mal, wenn jemand eine neue Seite veröffentlicht, eine weitere Richtlinienkopie hochlädt oder Berechtigungen ändert. Deshalb berücksichtigen wir im laufenden Betrieb unter anderem:
- neue Inhalte im Quellenumfang
- Seiten, deren nächste Prüfung ansteht
- unbeantwortete Fragen
- widersprüchliche Quellenangaben
- geänderte Berechtigungen
- häufig verwendete Quellen
Antworten, die Benutzer ablehnen oder weiterleiten
Microsoft stellt im SharePoint Admin Center Berichte zum Agentenzugriff bereit. Damit können Administratoren nachvollziehen, wie Agenten auf Inhalte in SharePoint und OneDrive zugreifen. KI-Governance ist keine einmalige Bereinigung vor dem Start. Sie wird Teil der laufenden SharePoint-Pflege.
Die Frage, die die Implementierung verändert
„Kann die KI auf diese Seite zugreifen?“ ist eine technische Frage.
„Wollen wir, dass die KI diese Seite gegenüber Mitarbeitenden zitiert?“
ist eine geschäftliche Entscheidung.
Dafür müssen sich Content-Verantwortliche, IT, Informationssicherheit und das Implementierungsteam darauf verständigen, was als verbindliche Antwort gilt. Der Bot ist meistens der einfache Teil. Festzulegen, welchen Inhalten er vertrauen darf, ist die eigentliche Arbeit.
