Viele SharePoint-Intranets beginnen mit nur einer Sprache. Die Dokumentation ist klar strukturiert, Seiten werden gepflegt und Mitarbeitende nutzen das Intranet als zentrale Informationsquelle. Dann wächst die Organisation. Eine zweite Sprache wird hinzugefügt. Dann eine dritte. Schon bald existiert dieselbe Seite in mehreren Sprachen im gesamten Intranet. Anfangs wirkt das überschaubar. SharePoint ermöglicht es Redakteuren, Sprachversionen von Seiten zu erstellen und für verschiedene Regionen zu veröffentlichen.
Die eigentliche Komplexität entsteht jedoch nicht beim Übersetzen. Sie entsteht, sobald sich Inhalte ändern.
Eine Prozessbeschreibung zu aktualisieren, bedeutet plötzlich nicht mehr, eine Seite zu ändern, sondern mehrere Sprachversionen zu aktualisieren – und sicherzustellen, dass sie weiterhin denselben Inhalt widerspiegeln.
Mehrsprachige Intranets sind selten schwer zu übersetzen. Sie sind schwer zu pflegen.
Was ist SharePoint-Seitenübersetzung?
Definition
SharePoint-Seitenübersetzung bezeichnet den Prozess, bei dem Sprachversionen von SharePoint-Seiten erstellt und gepflegt werden, damit Intranet-Inhalte in mehreren Sprachen verfügbar sind und gleichzeitig konsistente Informationen über verschiedene Regionen hinweg erhalten bleiben.
In SharePoint Online können Administratoren mehrsprachige Sites aktivieren und Redakteure Sprachversionen von Seiten innerhalb der Microsoft-365-Umgebung erstellen. Jede übersetzte Seite wird dabei als eigene Seite angelegt und mit der Originalseite verknüpft.
SharePoint bietet außerdem eine maschinelle Übersetzung, mit der eine erste Übersetzung einer Seite automatisch erstellt werden kann. Diese übersetzten Seiten bleiben jedoch eigenständige Dokumente. Wenn sich die Ausgangsseite ändert, müssen alle Sprachversionen weiterhin separat überprüft und aktualisiert werden.
Automatisierte Übersetzungs-Workflows erweitern dieses Modell, indem sie Sprachversionen aus einer Quellseite generieren und diese bei Änderungen der Originalseite automatisch neu erstellen.
In mehrsprachigen SharePoint-Umgebungen geht es bei der Seitenübersetzung daher nicht nur um Sprachzugriff. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende in verschiedenen Regionen auf dieselben Prozesse, Richtlinien und Informationen zugreifen.
Die operative Herausforderung mehrsprachiger SharePoint-Sites
Die meisten Organisationen haben kein Problem damit, Inhalte zu übersetzen. Die eigentliche Herausforderung entsteht später – wenn sich Dokumentation verändert. Typische Anzeichen sind:
- Richtlinien existieren in mehreren Sprachen, stimmen aber nicht mehr überein
- Mitarbeitende in verschiedenen Regionen lesen unterschiedliche Versionen desselben Prozesses
- SharePoint-News erscheinen nur in einer Sprache
- eine Aktualisierung erfordert Änderungen in mehreren Sprachseiten
Diese Situationen entstehen meist schrittweise. Mit jeder zusätzlichen Sprache wird es schwieriger, alle Inhalte synchron zu halten. Ohne einen strukturierten Übersetzungs-Workflow beginnen mehrsprachige Intranet-Inhalte mit der Zeit auseinanderzulaufen.
Wie SharePoint Online mehrsprachige Sites verwaltet
SharePoint Online bietet integrierte Unterstützung für mehrsprachige Sites. Administratoren können zusätzliche Sprachen für eine Site aktivieren, woraufhin Redakteure Sprachversionen einzelner Seiten erstellen können.
SharePoint ermöglicht außerdem maschinelle Übersetzungen, mit denen eine erste Sprachversion einer Seite erzeugt werden kann. Diese Übersetzungen bleiben jedoch eigenständige Seiten, die mit der Originalseite verknüpft sind. Wenn sich die Ausgangsseite ändert, müssen die Sprachversionen weiterhin separat überprüft und aktualisiert werden. Der typische Ablauf sieht so aus:
- Mehrsprachige Funktion für die Site aktivieren
- Sprachversionen einer Seite erstellen
- Inhalte übersetzen
- Jede Sprachversion veröffentlichen
Dieses Modell funktioniert gut für kleinere Umgebungen oder Inhalte, die sich selten ändern. Mit zunehmender Anzahl von Sprachen und Updates steigt jedoch der Pflegeaufwand deutlich. Jede übersetzte Seite muss bei Änderungen der Originalseite individuell angepasst werden.
Warum mehrsprachige SharePoint-Seiten schwer zu pflegen sind
Die größte Herausforderung entsteht auf der Ebene der Inhaltsverwaltung. Jede übersetzte Seite ist ein eigenes Dokument. Ein Beispiel: Eine HR-Richtlinie wird in mehrere Sprachen übersetzt. Damit entstehen mehrere Seiten, die inhaltlich synchron bleiben müssen. Mit der Zeit beginnen diese Versionen auseinanderzulaufen.
Die englische Seite wird aktualisiert.
Die deutsche Seite folgt später.
Eine andere Sprachversion bleibt unverändert.
Wenn sich diese Situation über viele Seiten hinweg wiederholt, entstehen unterschiedliche Versionen desselben Inhalts. Mitarbeitende greifen dann – je nach Sprache – auf unterschiedliche Informationen zu. In operativen Umgebungen kann das zu Verwirrung führen und das Vertrauen in Intranet-Dokumentation verringern.
Automatische SharePoint-Seitenübersetzung
Viele Organisationen setzen deshalb auf automatisierte Übersetzungs-Workflows, um mehrsprachige Inhalte effizienter zu verwalten.
Automatische Übersetzungs-Workflows erweitern die mehrsprachigen Funktionen von SharePoint, indem Sprachversionen aus einer Quellseite erzeugt und bei Änderungen der Originalseite automatisch neu generiert werden.
Typische Eigenschaften solcher Workflows sind:
- automatische Erstellung von Sprachseiten
- Erhalt von Layout und Webparts
- erneute Generierung von Übersetzungen nach Updates
- zentrale Verwaltung mehrsprachiger Inhalte
Anstatt mehrere Sprachseiten manuell zu pflegen, bearbeiten Redakteure nur eine Quellseite, während die Sprachversionen synchron bleiben. Für große Intranets oder Organisationen mit mehreren Sprachen reduziert dies den redaktionellen Aufwand erheblich.
Wie die Architektur mehrsprachiger SharePoint-Übersetzungen funktioniert
Mehrsprachige SharePoint-Umgebungen bestehen in der Regel aus drei strukturellen Ebenen. Das Verständnis dieser Ebenen hilft zu erklären, warum mehrsprachige Intranets mit der Zeit schwer zu verwalten werden.
Navigationsebene
Die Navigationsebene wird durch SharePoint-mehrsprachige Sites gesteuert. Wenn mehrere Sprachen aktiviert sind, leitet SharePoint Nutzer automatisch zur passenden Sprachversion einer Seite weiter. Damit wird die Sprach-Navigation gelöst – jedoch nicht die Synchronisierung der Inhalte.
Inhaltsebene
Auf Inhaltsebene ist jede Sprachversion eine eigene Seite. Beispiel:
Policy_EN
Policy_DE
Policy_ES
Jede Version muss separat gepflegt werden, sobald sich der zugrunde liegende Inhalt ändert.
Übersetzungs-Workflow-Ebene
Der Übersetzungs-Workflow bestimmt, wie Übersetzungen erstellt und gepflegt werden. Zwei Ansätze sind üblich.
Manueller Workflow
Redakteure aktualisieren jede Sprachseite einzeln.
Automatisierter Workflow
Sprachseiten werden aus einer Quellseite erzeugt und bei Änderungen automatisch aktualisiert.
Diese Ebene entscheidet darüber, ob mehrsprachige Inhalte synchron bleiben oder langsam auseinanderlaufen.
SharePoint-News in mehrere Sprachen übersetzen
Mehrsprachige Kommunikation wird besonders bei SharePoint-News komplex. News-Beiträge werden meist schnell erstellt und im gesamten Unternehmen veröffentlicht. In mehrsprachigen Umgebungen bedeutet das häufig, dass jede Ankündigung mehrfach erstellt und übersetzt werden muss.
In der Praxis entstehen dadurch oft folgende Probleme:
- Ankündigungen erscheinen nur in einer Sprache
- Übersetzte Beiträge werden später veröffentlicht
- Manche Regionen erhalten gar keine Übersetzung
Automatisierte Übersetzungs-Workflows ermöglichen es, News-Beiträge bereits beim Veröffentlichen zu übersetzen, sodass Ankündigungen in allen Sprachen gleichzeitig verfügbar sind.
Das verbessert sowohl die interne Kommunikation als auch die Transparenz im Unternehmen.
Native SharePoint-Übersetzung vs. automatisierte SharePoint-Seitenübersetzung
Mit wachsendem Intranet wird der Unterschied zwischen nativer SharePoint-Übersetzung und automatisierten Workflows deutlich.
| Fähigkeit | Native SharePoint-Übersetzung | Automatisierter Übersetzungs-Workflow |
| Seitenübersetzung | Sprachseiten werden manuell erstellt | Aus einer Quellseite generiert |
| Updates | Jede Sprache wird separat aktualisiert | Automatische Synchronisierung |
| SharePoint-News | Separate Beiträge pro Sprache | Übersetzung beim Veröffentlichen |
| Konsistenz | Versionen können auseinanderlaufen | Sprachversionen bleiben synchron |
| Redaktionsaufwand | Steigt mit jeder Sprache | Zentrale Pflege |
Mit wachsendem mehrsprachigem Inhalt gewinnt Automatisierung zunehmend an Bedeutung.
Wie Rocketta Translator SharePoint-Seitenübersetzung erweitert
Rocketta Translator für SharePoint erweitert die mehrsprachigen Funktionen von SharePoint durch einen automatisierten Übersetzungs-Workflow innerhalb von Microsoft 365.
Anstatt mehrere unabhängige Sprachseiten zu pflegen, bearbeiten Redakteure eine Quellseite, während die Sprachversionen automatisch generiert werden.
Die Lösung ermöglicht Organisationen:
- SharePoint-Seiten automatisch zu übersetzen
- SharePoint-News beim Veröffentlichen zu übersetzen
- Übersetzungen nach Änderungen automatisch neu zu erzeugen
- Layout und Struktur der Seiten in allen Sprachen zu erhalten
- Mehrsprachige Intranet-Inhalte synchron zu halten
Das Ziel ist nicht nur schnellere Übersetzung. Es geht darum, sicherzustellen, dass mehrsprachige SharePoint-Inhalte langfristig konsistent und wartbar bleiben.
Zusammenfassung: SharePoint-Seitenübersetzung richtig machen
SharePoint Online unterstützt mehrsprachige Sites und ermöglicht das Erstellen von Sprachversionen von Seiten. Diese übersetzten Seiten bleiben jedoch eigenständige Dokumente. Wenn sich Inhalte weiterentwickeln, wird die Pflege mehrerer Sprachversionen schnell aufwendig.
Automatisierte Übersetzungs-Workflows lösen dieses Problem, indem sie Sprachversionen aus einer Quellseite generieren und synchron halten, sobald sich der Originalinhalt ändert.
Für Organisationen mit mehreren Regionen reduziert dieser Ansatz den redaktionellen Aufwand und stellt gleichzeitig konsistente mehrsprachige Intranet-Inhalte sicher.
FAQ: SharePoint-Seitenübersetzung und mehrsprachige Intranets
Abschließender Gedanke
Mehrsprachige SharePoint-Umgebungen scheitern selten daran, dass Übersetzungstechnologie fehlt. Die Herausforderung entsteht, wenn Übersetzungs-Workflows nicht mit der Pflege von Inhalten verbunden sind. Wenn jede Sprachversion separat aktualisiert werden muss, steigt der redaktionelle Aufwand und Inhalte beginnen auseinanderzulaufen.
Automatisierte Übersetzungs-Workflows lösen dieses strukturelle Problem, indem sie Übersetzung direkt mit dem Inhalts-Lifecycle verbinden. Wenn Sprachseiten aus einer zentralen Quelle erzeugt und synchronisiert werden, bleibt mehrsprachiges Wissen konsistent – auch wenn sich das Intranet weiterentwickelt. Für international arbeitende Organisationen geht es dabei nicht nur um Übersetzung. Es geht darum, sicherzustellen, dass Mitarbeitende überall auf dieselben Informationen zur gleichen Zeit in ihrer eigenen Sprache zugreifen können.
