Viele Unternehmen nutzen SharePoint – aber nur wenige machen daraus eine wirklich funktionierende Wissensmanagement-Plattform.
Wenn Sie sich fragen, welche Lizenz Sie für Wiki-Seiten benötigen, wie Sie Records Management in SharePoint Online umsetzen oder wie Ihre Wissensdatenbank auch in Microsoft Teams funktioniert – sind Sie hier genau richtig.
Wir zeigen, wie Sie mit SharePoint und Rocketta eine strukturierte, mehrsprachige und skalierbare Wissensdatenbank aufbauen.
Welche Lizenz benötigt man für Wiki-Seiten in SharePoint?
Für die Erstellung von Wiki-Seiten in SharePoint benötigen Sie keine Enterprise-Lizenz. Schon mit Microsoft 365 Business Standard oder E3/E5 können Sie loslegen.
| Lizenztyp | Wiki-Seiten möglich | Versionierung | Metadaten & Tags | Seitenbibliothek verfügbar |
| M365 Business Basic | ✅ Ja | ✅ Ja | ❌ Eingeschränkt | ✅ Ja |
| M365 Business Standard | ✅ Ja | ✅ Ja | ✅ Basis | ✅ Ja |
| M365 Enterprise E3/E5 | ✅ Ja | ✅ Ja | ✅ Erweitert | ✅ Ja |
Aber Achtung: Wiki-Seiten sind nur der Anfang. Für eine funktionierende, professionelle Wissensdatenbank in SharePoint braucht es Struktur, Prozesse – und die richtigen Tools.
SharePoint als Knowledge Management System / SharePoint Wissensdatenbank
SharePoint hat das Potenzial, ein leistungsstarkes Knowledge Management System zu sein – doch ohne klare Struktur und Governance versinkt es oft im Chaos.
Eine effektive SharePoint-Wissensdatenbank sollte ermöglichen:
- Strukturierung von Inhalten mit Metadaten & Taxonomien
- Einfaches Suchen, Filtern & Navigieren
- Integration mit Microsoft Teams
- Mehrsprachige Inhalte
- Governance & Versionskontrolle
Rocketta verwandelt SharePoint in genau dieses System – mit intuitiver Benutzerführung, KI-Funktionen und mehrsprachigem Content Management.
Rocketta: Ihr SharePoint Wissensdatenbank Tool
Rocketta erweitert SharePoint zu einem echten Wissensmanagement-Tool, das:
- Vorlagen für wiederverwendbare Inhalte bietet
- Navigation per Tags & Term Store ermöglicht
- Mehrsprachige Veröffentlichungen automatisch steuert
- KI-Chatbots direkt in Teams einbindet
- Favoriten & PDF-Export für wichtige Seiten zulässt
- Records Management auf Seitenebene unterstützt
So wird aus Ihrem SharePoint ein zentrales Wissens-Hub – nicht nur eine Dateiablage.
Anwendungsfälle: SharePoint + Rocketta in der Praxis
| Use Case | Zielsetzung | Rocketta-Funktionen |
| Produktdokumentation | Wissen für Sales, Support und Marketing zentral pflegen | Vorlagen, Tags, Baumstruktur, Seitenverlinkung |
| HR & Unternehmensrichtlinien | Prozesse & Richtlinien für Mitarbeitende verständlich abbilden | Favoriten, KI-Chat, Übersetzungen |
| IT-Support & How-To-Wiki | Wiederkehrende Fragen reduzieren & Self-Service fördern | Schnellzugriff, Chatbot, PDF-Export |
| Verträge & Compliance-Dokumente | Lebenszyklus von Verträgen strukturieren & archivieren | Records Management, Metadaten-Pflichtfelder |
| Mehrsprachiges Intranet | Inhalte global verfügbar machen – in Sprache & Struktur | Rocketta Translator: Seiten, News, Navigation, Tags |
Records Management in SharePoint Online
SharePoint Online bietet bereits viele Funktionen zur Umsetzung von Records Management, u. a.:
- Retention Labels & Richtlinien über Microsoft Purview
- Versionierung & Zugriffskontrolle
- Nachvollziehbarkeit über Audit Logs
Rocketta ergänzt diese Funktionen durch:
- Automatisiertes Tagging & Metadatensteuerung
- Vorlagen mit Governance-Logik
- Kontrollierte Veröffentlichungsprozesse
- Pflichtfelder und Workflows für relevante Dokumenttypen
Wenn Sie Records Management mit SharePoint Online ernst nehmen – hilft Rocketta, es richtig umzusetzen.
Wissensdatenbank kompatibel mit Microsoft Teams
Teams ist längst mehr als ein Chat-Tool – es ist Ihr Arbeitsplatz. Deshalb ist es essenziell, dass Ihre Wissensdatenbank auch dort funktioniert.
Mit Rocketta ist Ihre SharePoint-Wissensdatenbank kompatibel mit Teams:
- Der integrierte KI-Chatbot beantwortet Fragen direkt im Chat
- Wiki-Seiten können als Tabs in Kanäle eingebunden werden
- Inhalte sind direkt auffindbar – ohne Toolwechsel
Das spart Zeit, reduziert Klicks – und macht Ihre Inhalte dort verfügbar, wo sie gebraucht werden.
So erstellen Sie eine SharePoint-Wissensdatenbank, die wirklich funktioniert
Schritt 1: Beginnen Sie mit dem Anwendungsfall, nicht mit den Tools
Statt mit der Frage „Was kann SharePoint?“ zu beginnen, starten Sie mit:
- Wer sind die Nutzer?
- Welche Art von Wissen benötigen sie?
- Wie werden sie es nutzen – als tägliches Nachschlagewerk? Für Schulungen? Im Krisenfall?
- Wem gehört der Inhalt? Wer hält ihn aktuell?
Beispiele für Anwendungsfälle:
- IT-Hilfezentrum
- HR-Richtlinienbibliothek
- Kundenservice-Playbook
- Produkt- oder technische Dokumentation
Schritt 2: Die richtige SharePoint-Grundlage wählen
SharePoint bietet verschiedene Möglichkeiten zur Strukturierung von Inhalten, aber nicht alle eignen sich für Wissensdatenbanken.
Unsere Empfehlung:
- Moderne Kommunikationswebsite: Für einfache Navigation, Suche und visuelle Gestaltung
- Website-Seitenbibliothek: Zum Verwalten von Wissen in Form strukturierter, webbasierter Artikel
- Term Store (Begriffsverwaltung): Um eine konsistente Tagging-Taxonomie für Themen, Abteilungen und Zielgruppen zu schaffen
- Berechtigungen: Bearbeitungsrechte einschränken, aber Ansichtsrechte für alle relevanten Nutzer ermöglichen
Vermeiden Sie es, Wissensdatenbanken als isolierte Word- oder PDF-Bibliotheken zu erstellen. Verwenden Sie stattdessen SharePoint-Seiten – sie sind interaktiver, leichter zu navigieren und mobilfreundlich.
Schritt 3: Vorlagen für Konsistenz erstellen
Eine häufig übersehene Strategie: Vorlagen.
Definieren Sie, wie eine gute Wissensseite in Ihrer Organisation aussehen soll. Zum Beispiel:
- Titel
- Zusammenfassung (2–3 Sätze)
- Zielgruppe
- Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Verlinkte Ressourcen oder Dokumente
- Datum der letzten Überprüfung
Nutzen Sie die integrierten Seitenvorlagen von SharePoint oder Lösungen wie Rocketta Easy Wiki, mit denen Sie benutzerdefinierte Vorlagen, Favoriten und einheitliche Formatierung über alle Einträge hinweg verwenden können.
Schritt 4: Auffindbarkeit sichern – richtig taggen
Sie können großartige Inhalte haben – aber wenn niemand sie findet, ist es kein Wissen, sondern Chaos.
Best Practices:
- Verwenden Sie Tags aus dem Term Store für Themen, Abteilungen und Formate (z. B. Prozess, Richtlinie, FAQ)
- Fügen Sie Suchbegriffe in Metadaten und Titel ein
- Verwenden Sie prominente Links oder Webparts mit hervorgehobenen Inhalten für schnellen Zugriff
- Erstellen Sie eine Baumnavigation (Taxonomie), die sich an der Nutzerperspektive orientiert – nicht an der Organigrammstruktur
Rocketta Wiki unterstützt all das – inklusive klickbarer Baumstruktur, die mit dem Term Store verknüpft ist.
Schritt 5: Halten Sie das Wissen lebendig
Wissen ist nie „fertig“. Eine funktionierende Wissensdatenbank wird regelmäßig gepflegt.
So gelingt das:
- Weisen Sie Verantwortlichkeiten pro Seite oder Thema zu
- Ergänzen Sie jede Seite um ein „Zuletzt geprüft“-Datum
- Senden Sie vierteljährliche Erinnerungen an Inhaltsverantwortliche
- Nutzen Sie Analysen, um zu sehen, was verwendet wird – und was nicht
- Aktivieren Sie Feedback, damit Nutzer veraltete Inhalte melden können
Mit Rocketta erhalten Inhaltsverantwortliche klare Vorlagen, Tagging-Hilfen und Werkzeuge zur Aktualisierung – ohne SharePoint-Adminrechte zu benötigen.
Bonus: Mehrwert schaffen mit Quiz und Übersetzung
Möchten Sie Ihre SharePoint-Wissensdatenbank noch weiter verbessern?
- Verwenden Sie Microsoft Forms, eingebettet in Rocketta Wiki-Seiten, um Nutzer zu Wissensthemen abzufragen
- Aktivieren Sie Rocketta Translator für SharePoint, um Wissensseiten automatisch zu übersetzen – ohne Seiten zu duplizieren oder Layouts zu zerstören
So stellen Sie sicher, dass globale Teams Inhalte nicht nur lesen, sondern in ihrer eigenen Sprache verstehen und aktiv nutzen.
SharePoint Wissensdatenbank und Warum Rocketta?
Wir haben uns darauf spezialisiert, SharePoint in ein skalierbares, mehrsprachiges und intelligentes Knowledge Management System zu verwandeln. Ob HR-Wiki, Produktwissen, Policies oder Vertragsmanagement – Rocketta bringt Ordnung, Kontext und Nutzbarkeit ins System.
- Klar strukturierte Vorlagen
- Multilinguale Inhalte mit nur einem Klick
- KI-gestützte Suche und FAQ
- Integration mit Teams & Microsoft 365
- Governance und Records Management im Griff
Egal ob Sie ein SharePoint Wissensdatenbank Tool, ein Records Management System in SharePoint Online oder eine Wissensplattform kompatibel mit Teams suchen, Rocketta bringt Ordnung in Ihr digitales Wissen.
