Jede Organisation lebt von Wissen – aber die meisten verwalten es chaotisch.
Fragen Sie fünf Personen danach, wo der aktuelle Projektplan oder die neueste Verfahrensanweisung liegt – Sie werden fünf unterschiedliche Antworten bekommen. Wissen befindet sich in Confluence-Spaces, SharePoint Online-Sites, Notion-Seiten und privaten Laufwerken.
Das Ergebnis? Zeitverlust, doppelte Arbeit und Frust.
Laut Angaben von Gartner verbringen Mitarbeitende bis zu 30 % ihrer Arbeitszeit damit, nach Informationen zu suchen, die bereits vorhanden sind. Für große Unternehmen bedeutet dies Tausende verlorener Stunden – eine klare Aufforderung, Systeme zu nutzen, die Wissen nicht nur speichern, sondern zugänglich, steuerbar und nutzbar machen.
Die entscheidende Frage im Jahr 2025 lautet somit nicht mehr:
„Wo sollen wir unsere Dokumente speichern?“
sondern:
„Welches Wissensmanagement-System hilft uns effizienter zu arbeiten?“
Im Folgenden betrachten wir die führenden Tools, worauf es beim Skalieren ankommt und warum viele Unternehmen ihre Wissensbasis in SharePoint Online konsolidieren – ergänzt durch Rocketta Easy Wiki für Struktur, Nutzerfreundlichkeit und Automatisierung.
Die Top 8 Wissensmanagement-Tools im Jahr 2025
Der Markt für Wissensmanagement-Software ist vielfältig – doch die meisten Tools lassen sich in zwei Kategorien einteilen:
- Einfache Wikis, die schnell starten, aber schwer zu steuern sind.
- Enterprise-Systeme, die Kontrolle bieten, aber Struktur und Aufwand verlangen.
Wenn Unternehmen Tools vergleichen, schauen sie häufig auf Interface und Features. Entscheidend wird jedoch:
- Wie steigen die Kosten bei wachsender Organisation?
- Wie gut bewältigt das Tool tausende Nutzer und Dokumente?
Hier der Vergleich der führenden Plattformen in 2025 – nach Preis, Funktionalität und Skalierbarkeit:
Vergleich der wichtigsten Knowledge-Management-Tools (2025)
| Tool | Am besten geeignet für | Typische Kosten (2025) | Stärken | Einschränkungen | Skalierbarkeit bei Unternehmenswachstum |
|---|---|---|---|---|---|
| Rocketta Easy Wiki (für SharePoint) | Mittelgroße bis große Unternehmen mit Microsoft 365 | Add-on für Microsoft 365; individuell anpassbar | Vorgefertigte Templates, hohe Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung, vollständige Integration in Microsoft 365 | Keine – bei richtiger Implementierung | Enterprise-Grade-Skalierbarkeit; behält Struktur, Governance und Automatisierung langfristig bei |
| SharePoint Online (nativ) | Unternehmen innerhalb von Microsoft 365 | In Microsoft 365 enthalten | Governance, Metadaten, Automatisierung, Workflows | Erfordert Strukturierung und Know-how für den vollen Nutzen | Skaliert effizient über tausende Nutzer und Sites hinweg |
| Confluence | Teamübergreifende Zusammenarbeit | ca. 6–12 €/Nutzer/Monat; Enterprise >100 000 €/Jahr | Bekanntes Interface, flexible Anpassung | Teuer im großen Maßstab, schwache Microsoft-Integration | Kosten steigen linear; Add-ons nötig für Governance & Automatisierung |
| Guru | Support- & Sales-Teams | ca. 10–18 €/Nutzer/Monat | Schnelle Wissenskarten, einfach zugänglich | Eingeschränkte Rechteverwaltung, schwache Taxonomie | Für kleine Teams geeignet; unübersichtlich bei wachsender Organisation |
| Document360 | Technische Dokumentation | ca. 120–300 €/Projekt/Monat | Strukturiert, gute Analysefunktionen | Keine Integration mit Kollaborationstools | Skaliert pro Projekt, nicht unternehmensweit |
| Notion | Kreative Teams & Start-ups | ca. 8–15 €/Nutzer/Monat | Modernes Interface, integrierte KI-Funktionen | Keine Enterprise-Governance oder Sicherheit | Funktioniert für kleine Teams; Struktur bricht bei Wachstum schnell zusammen |
| ServiceNow Knowledge | IT- & Servicemanagement | Enterprise-Verträge (~30–60 €/Nutzer/Monat) | Tiefe ITSM-Integration | Hohe Kosten, komplexe Implementierung | Technisch skalierbar, aber schwer zu warten |
| Google Sites | Kleine Unternehmen | In Google Workspace enthalten | Schnelle Einrichtung, einfache Bedienung | Keine Metadaten, keine Lebenszyklusverwaltung | Nicht für strukturierte Enterprise-Umgebungen geeignet |
Wenn Sie ein Tool wählen: Denken Sie weiter
Der wirkliche Test eines Wissenssystems ist nicht, wie einfach es startet – sondern wie gut es funktioniert, wenn beispielsweise Ihre Organisation ihre Größe verdoppelt.
Viele Tools wachsen in Kosten, nicht in Fähigkeit. Beispiel Confluence: Für jedes zusätzliche Mitglied steigen die Lizenzkosten – selbst für Lesende. Und: Viele Unternehmen nutzen bereits Microsoft 365 für E-Mail, Kollaboration und Speicherung. Das heißt: SharePoint Online ist bereits enthalten.
Ein paralleles Tool wie Confluence bedeutet somit doppelte Kosten, doppelte Administration.
Genau deshalb verlagern viele Unternehmen ihre Wissensbasis weg von Confluence – nicht, weil es schlecht wäre, sondern weil es aus finanz- und betriebstechnischer Sicht nicht mehr sinnvoll ist.
Was sich ändert im Wissensmanagement
Traditionelle Wikis haben das Veröffentlichen von Inhalten erleichtert, aber nicht deren langfristige Pflege. Sie waren für Dokumentation, nicht für Governance oder Lebenszyklussteuerung konzipiert.
Moderne Systeme sind anders. Sie speichern nicht nur Wissen – sie verwalten dessen Richtigkeit, Zuständigkeit und Steuerung.
Drei zentrale Veränderungen prägen diese neue Generation:
Unverzichtbare Merkmale eines nachhaltigen Wissenssystems
Ein dauerhaft funktionierendes System ist strukturiert, steuerbar und skalierbar.
Diese sieben Merkmale unterscheiden nachhaltige von kurzlebigen Plattformen:
| Merkmal | Funktion | Was es ermöglicht |
| Einheitliche Suche & Metadaten | Inhalte sofort finden | KI-gestützte Indexierung über Seiten, Dateien und Chats |
| Strukturierte Templates | Konsistente Inhalte | Standardisiertes Erstellen von SOPs, FAQs, Policies |
| Versionierung & Audit Trail | Vertrauen & Compliance | Verfolgt Bearbeitungen, Zuständigkeiten, Genehmigungen |
| Rollenbasierte Berechtigungen | Schutz von Wissen | Zugriffsteuerung via Azure AD und M365-Sicherheit |
| Automatisierung des Lebenszyklus | Inhalte aktuell halten | Review- und Ablauffunktionen via Power Automate |
| Integration | Vermeidung von Tool-Wildwuchs | Wissen in Teams, Outlook, Power BI einbinden |
| Skalierbarkeit | Langfristiges Wachstum | Taxonomie, Metadaten und Hub-Sites für große Umgebungen |
Fehlt eines dieser Merkmale, droht das System zum Dateigrab zu werden.
Warum SharePoint (und Rocketta) überzeugen
Für Unternehmen mit Microsoft 365 ist SharePoint Online die logische Basis für Wissensmanagement.
Governance, Sicherheit, Integration – alles in der Lizenz enthalten.
Doch SharePoint allein ist oft unübersichtlich. Hier setzt Rocketta Easy Wiki an:
- Vorlagen und Struktur für konsistente Inhalte
- Automatisierte Workflows für Review und Genehmigung
- Taxonomie & Verschlagwortung für einfache Navigation
- Dashboards für Transparenz & Steuerung
Gemeinsam entsteht so ein SharePoint-basiertes Wissensökosystem, das sicher, steuerbar und nutzerfreundlich ist – ohne zusätzliche Lizenzkosten.
Viele Unternehmen ergänzen das mit dem Rocketta AI Chatbot, damit Mitarbeitende Antworten direkt in Teams oder Outlook finden.
Praxisbeispiele
- Ingenieursunternehmen: Über 700 Confluence-Spaces in SharePoint + Rocketta migriert; Suchzeiten um 65 % reduziert.
- Produktionsfirma (ISO 9001 zertifiziert): Automatisierte SOP-Genehmigungen und Versionierung; Prüfung mit null Beanstandungen bestanden.
- Beratungsunternehmen: Templates in Teams über Rocketta zentralisiert; doppelte Dokumente um 40 % reduziert.
In allen Fällen war das Ergebnis dasselbe: Bessere Struktur, schnellere Zugänglichkeit und geringere Kosten.
Welches Wissensmanagement-Tool ist 2025 das Beste?
Wenn man Kosten, Integration und Skalierbarkeit zusammendenkt, ist das Bild klar:
| Unternehmensgröße / Typ | Empfohlenes System | Warum es Sinn macht |
| Kleine Teams (3–9 Mitarbeiter) | Google Workspace oder Notion | Kostenarm, einfache Einrichtung, minimale Governance erforderlich |
| Wachsende Teams / Mittelstand | SharePoint + Rocketta Easy Wiki | In Lizenz enthalten, Struktur & Automatisierung ohne Zusatzkosten, unterstützt Compliance & Wachstum |
| Großunternehmen | SharePoint + Rocketta Easy Wiki + Rocketta AI Chatbot | Voll integriertes System für Kollaboration, Wissen und Automatisierung – skaliert global, erfüllt Compliance, verbindet Teams & Outlook |
Warum nicht Confluence?
Confluence ist ein exzellentes Tool – leistungsfähig, vielseitig und bewährt.
Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, heißt es jedoch: zweite Plattform, doppelte Kosten.
Vor allem auf Mittel- und Großunternehmensniveau wachsen Lizenz- und Wartungskosten schnell.
SharePoint bietet Governance und Zusammenarbeit unter einer Lizenz – mit klarer Kosten- und Betriebsmessung.
Warum SharePoint + Rocketta gewinnt
- Inklusive Microsoft 365 Lizenz – keine Zusatzkosten.
- Kombination aus Governance, Sicherheit, Usability und Skalierbarkeit in einem System.
- Skalierbar von Mittelstand bis globaler Enterprise.
- Unterstützt durch Rocketta’s Struktur, Vorlagen und KI-Chatbot für tatsächliche Nutzung und Effizienz.
Für kleine Start-ups sind Notion oder Google Workspace weiterhin passend.
Für alle, die auf Sicherheit, Compliance und Kostenbewusstsein setzen – ist SharePoint + Rocketta Easy Wiki die klare, nachhaltige Wahl.
Es geht nicht darum, die meisten Tools zu haben – sondern das richtige, das man auch sinnvoll nutzt.
Fazit: Effizienz gewinnt
Unternehmen verlassen Confluence nicht, weil es schlechte Software ist. Sie verlassen es, weil es bei Wachstum ineffizient wird – insbesondere wenn eine Microsoft-Umgebung bereits vorhanden ist.
SharePoint liefert die Plattform: Governance, Skalierbarkeit, Automatisierung. Rocketta Easy Wiki bringt die Struktur: Usability, Templates, Nutzerakzeptanz. Mit dem Rocketta AI Chatbot wird Wissen dann auch noch direkt nutzbar gemacht.
Gemeinsam verwandeln sie verstreute Dokumente in ein verbundenes, lebendiges Wissenssystem – das mit Ihrem Unternehmen wächst, ohne Kosten oder Komplexität überproportional steigen zu lassen.
Denn im Jahr 2025 zählt nicht, wer die meisten Features hat – sondern wer sein Wissen finden, vertrauen und nutzen kann.
