Haben Sie sich jemals gefragt, warum die Architektur und Governance von SharePoint so entscheidend sind, insbesondere mit der Einführung von KI-gestützten Tools wie dem Copilot in Microsoft 365? In einer Zeit, in der Unternehmen zunehmend auf intelligente Technologien setzen, ist es wichtig, die Grundlagen für den Erfolg zu legen. Hier sind einige Herausforderungen und bewährte Verfahren, um sicherzustellen, dass Sie mit Ihrer SharePoint-Implementierung auf dem richtigen Weg sind.
Herausforderungen bei der SharePoint-Architektur
Unerwartete Suchergebnisse
Eines der größten Bedenken betrifft die unerwarteten Suchergebnisse, die Benutzer bei der Suche in SharePoint erhalten könnten. Dies war schon immer ein Thema, aber mit der Unterstützung des Copilots könnte sich dieses Problem noch verschärfen.
Sicherheit und Berechtigungen
Die Sicherheit und Berechtigungen in SharePoint waren schon immer ein großes Thema. Mit dem klassischen SharePoint-Modell gab es oft unbeabsichtigte Berechtigungsübertragungen durch die Subsite-Struktur. Mit dem modernen SharePoint haben wir ein liberaleres Berechtigungsmodell und eine Fülle von externen Freigabeoptionen. Dies macht es leicht, mehr Informationen als gewünscht zu teilen – und das , bevor wir die KI von Copilot hinzuziehen.
Der Delve-Effekt
Delve, das seit den frühen Tagen von Office 365 existiert, war die erste Microsoft-Anwendung, die Inhalte anzeigte, ohne dass eine Suche notwendig war. Nutzer, die Delve verwendeten, konnten Dokumente sehen, an denen ihre Kollegen gearbeitet hatten. Das hat sicherlich bei vielen für erhöhte Pulsfrequenzen gesorgt.
Obwohl Delve keine privaten oder eingeschränkten Dokumente von anderen anzeigte, wenn der Benutzer keinen Zugriff darauf hatte, half es, potenzielle Schwachstellen im Sicherheits- und Berechtigungsmodell aufzudecken. Das Verständnis, wie Sicherheit und Berechtigungen in SharePoint funktionieren, kann wie ein kompliziertes Puzzle erscheinen, aber grundsätzlich ist das Modell robust. Suchanfragen in SharePoint zeigen nur die Ergebnisse aus Quellen an, auf die Sie Zugriff haben – ein Konzept, das als Sicherheitsfilterung bekannt ist.
Der Copilot-Effekt
Der Copilot verspricht relevantere Suchanfragen, eine einfache Datenaggregation und Roll-ups aus mehreren Quellen. Ein Beispiel könnte sein, dass Sie Copilot bitten, alle Dokumente von Projektseiten zusammenzustellen, die von Maria im letzten Jahr geändert und als Dokumenttyp „Finanzen“ gekennzeichnet wurden. Solch eine Anfrage mit den Standard-Webparts von SharePoint auszuführen, kann mühsam sein. Copilot könnte jedoch auf andere Quellen und Seiten zugreifen, von denen Sie nie gedacht hätten, dass Sie darauf zugreifen können.
Unüberschaubar werdende Inhaltserstellung
Ein weiteres potenzielles Problem ist die Erstellung von Inhalten. Copilot verspricht eine schnellere Erstellung von Inhalten über SharePoint-Seiten, -Sites, -Webparts und Dokumente. Mit dem exponentiellen Wachstum der Inhalte und der strukturellen Elemente in SharePoint entstehen Bedenken hinsichtlich der Informationsarchitektur und Governance. Es ist entscheidend, klare Regeln für die Erstellung neuer Inhalte aufzustellen und sicherzustellen, damit die Mitarbeiter verstehen, wo diese erstellt werden sollten, da dies Auswirkungen auf die Aufbewahrung und die oben genannten Suchanfragen hat.
Die Lösung: Doceto DS
Um diese Herausforderungen anzugehen, ist es wichtig, über geeignete Lösungen nachzudenken. Hier kommt Doceto DS ins Spiel, unsere Software zur Datenverwaltung. Doceto DS identifiziert schnell personenbezogene Daten in Ihren Systemen, wie Teams, SharePoint und Exchange-Servern sowie in Netzlaufwerken. Mit zahlreichen Verwaltungsoptionen können alle notwendigen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergriffen werden. Auf diese Weise wird die Einhaltung von Standards wie der DSGVO zuverlässig und effizient gewährleistet.
Die Quintessenz : Warum SharePoint-Architektur und -Governance mit Copilot so wichtig sind
Copilot kann eine großartige Unterstützung bei relevanten Suchanfragen sein, aber er wird nur so gut sein wie Ihre SharePoint-Architektur und -Governance. Wenn Sie dachten, dass Delve eine Gefahr darstellt, warten Sie, bis Copilot vollständig in SharePoint integriert ist.
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