Eine Confluence-Migration beginnt in der Regel mit einer Bestandsaufnahme: Bereiche. Seiten. Anhänge. Makros. Links. Labels. Berechtigungen. Fehlt noch etwas? Sobald die Bestandsaufnahme abgeschlossen ist, scheint der nächste Schritt naheliegend: Alles migrieren.
Doch eine Bestandsaufnahme zeigt nur, was vorhanden ist. Sie beantwortet nicht:
- Welche Inhalte noch einen konkreten Nutzen haben.
- Welche Seiten sich inhaltlich überschneiden.
- Ob etwas, das in Confluence gut funktioniert, in SharePoint genauso umgesetzt werden sollte.
Eine breite Tabelle ist ein einfaches Beispiel. Die Tabelle kann mitsamt allen Informationen migriert werden. Da SharePoint jedoch andere Seitenlayouts und Komponenten verwendet, kann das Ergebnis umfangreiches horizontales Scrollen erfordern und für Mitarbeitende schwieriger zu nutzen sein.
Es fehlt nichts. Technisch war die Migration erfolgreich. Trotzdem muss die Seite nachbearbeitet werden.
So entscheiden Sie, was migriert werden soll – und was zurückbleibt
Sie müssen vor der Migration nicht jede einzelne Seite manuell prüfen. Legen Sie zunächst die Kriterien fest, die die Qualität der neuen SharePoint-Umgebung bestimmen.
Eine Frage ist dabei besonders hilfreich:
Würden wir diesen Inhalt heute noch einmal genauso erstellen?
Wenn die Antwort Nein lautet, braucht der Inhalt eine bewusste Entscheidung, bevor er ein neues Zuhause in SharePoint erhält.
Er sollte möglicherweise angepasst, zusammengeführt, archiviert oder ausgeschlossen werden, anstatt ihn unverändert zu migrieren.
Die folgenden sieben Schritte helfen Ihnen, aus einer Confluence-Bestandsaufnahme einen klaren und überprüfbaren Migrationsumfang zu entwickeln.
So legen Sie Ihren Migrationsumfang in 7 Schritten fest
- Klären Sie, was bei einer „1:1-Migration“ erhalten bleiben soll
Eine häufige Anfrage an unsere Entwickler lautet:
„Können Sie unsere Confluence-Seiten 1:1 migrieren?“
Bevor Sie entscheiden, was migriert werden soll und was nicht, sollten Sie klären, was mit 1:1 konkret gemeint ist.
Soll die Seite gleich aussehen? Dieselbe Funktionalität bieten? Dieselbe Struktur behalten? Oder sollen Mitarbeitende weiterhin dieselbe Aufgabe damit erledigen können?
Je nach Anforderung kann die Umsetzung in SharePoint unterschiedlich aussehen.
Erscheinungsbild
Bei manchen Seiten ist ein vertrautes Erscheinungsbild wichtig. Mitarbeitende orientieren sich beispielsweise an einer bekannten Struktur, um einen Prozess schnell zu erfassen oder bestimmte Informationen zu finden.
Confluence und SharePoint verwenden jedoch unterschiedliche Schriftarten, Abstände, Seitenbreiten und Komponenten.
Jedes visuelle Detail exakt nachzubilden, führt daher nicht automatisch zur benutzerfreundlichsten SharePoint-Seite.
Funktionalität
Betrachten Sie als Nächstes, was die Seite tatsächlich leistet:
- Eine Tabelle stellt Informationen übersichtlich dar.
- Ein Inhaltsverzeichnis erleichtert die Navigation auf einer langen Seite.
- Eine Seitenbaum-Komponente macht Hierarchien sichtbar.
- Eine Jira-Integration verbindet die Dokumentation mit Vorgängen und Aufgaben.
Die Umsetzung in SharePoint kann anders aussehen und dennoch dieselbe Funktion erfüllen.
Ergebnis aus Anwendersicht
Prüfen Sie schließlich, was Mitarbeitende mit der Seite erreichen müssen:
- Finden sie weiterhin den richtigen Prozess?
- Verstehen sie die dargestellten Informationen?
- Können sie zu verwandten Inhalten navigieren?
- Erreichen sie den richtigen Vorgang oder Arbeitsschritt?
- Können Verantwortliche die Seite anschließend problemlos pflegen?
Eine Seite kann nach der Migration nahezu identisch aussehen und trotzdem schwieriger zu nutzen sein.
Sobald klar ist, was erhalten bleiben soll, folgt die nächste Entscheidung:
Was soll tatsächlich migriert werden?
2. Entscheiden Sie: migrieren, anpassen, zusammenführen, archivieren oder ausschließen
Für die meisten Inhalte gibt es fünf sinnvolle Optionen:
- Migrieren – der Inhalt kann weitgehend unverändert übernommen werden.
- Anpassen – der fachliche Wert bleibt erhalten, die Darstellung oder Funktion wird jedoch an SharePoint angepasst.
- Zusammenführen – sich überschneidende Inhalte werden in einer gepflegten Quelle gebündelt.
- Archivieren – der Inhalt wird aus Referenz-, Nachweis- oder Compliance-Gründen aufbewahrt, gehört aber nicht in die aktive Wissensbasis.
- Ausschließen – der Inhalt wird nicht migriert, weil er keinen sinnvollen Zweck mehr erfüllt.
An diesem Punkt wird aus der Confluence-Bestandsaufnahme ein konkreter Migrationsumfang.
Denn nur weil eine Seite technisch migriert werden kann, bedeutet das noch nicht, dass sie in der Zielumgebung unverändert wieder aufgebaut werden sollte.
| Was Sie in Confluence finden | Risiko einer unveränderten Übernahme | Mögliche Entscheidung |
| Aktuelle, gepflegte Seite | Layout oder Komponenten funktionieren in SharePoint möglicherweise anders | Migrieren / Anpassen |
| Breite oder komplexe Tabelle | Kann in SharePoint schwer lesbar werden | Anpassen |
| Doppelte Seiten | Die Unsicherheit über die aktuelle Version bleibt bestehen | Zusammenführen / Ausschließen |
| Veraltete Prozessseite | Veraltete Informationen wirken in der neuen Umgebung wieder aktuell | Archivieren / Ausschließen |
| Seite ohne klare Verantwortlichkeit | Niemand kann die Aktualität zuverlässig bestätigen | Zuerst prüfen |
| Wiederverwendete Inhalte | Kopien können später zu widersprüchlichen Versionen werden | Anpassen / Zusammenführen |
| Wichtiges Makro | Dieselbe Funktion benötigt möglicherweise eine andere Umsetzung | Migrieren / Anpassen |
| Nicht mehr genutzte Anpassung | Erzeugt zusätzlichen Migrations- und Wartungsaufwand | Ausschließen |
| Uneinheitliche Labels | Eine ungeeignete Taxonomie wird nach SharePoint übernommen | Bereinigen / Anpassen |
| Alter Projektbereich | Historische Inhalte landen in der aktiven Wissensbasis | Archivieren / Ausschließen |
Die eindeutigen Fälle lassen sich damit schneller einordnen. Schwieriger sind meist die Inhalte, die weiterhin gebraucht werden, aber nicht unverändert übernommen werden sollten.
3. Identifizieren Sie Inhalte, die anders umgesetzt werden sollten
Drei Fälle verdienen besondere Aufmerksamkeit, weil sie in einer Bestandsaufnahme zunächst unproblematisch erscheinen können:
- komplexe Tabellen
- Makros
- wiederverwendete Inhalte.
Breite und komplexe Confluence-Tabellen
Stellen Sie sich eine häufig genutzte Confluence-Tabelle mit zwölf Spalten vor. Sie enthält Verantwortliche, Regionen, Systeme, Statusangaben, Fristen, Freigaben, Kontakte, Dokumentenlinks und Notizen. Die Informationen sind aktuell. Mitarbeitende nutzen sie regelmäßig. Die Tabelle muss also mit.
SharePoint-Seiten verwenden jedoch andere Layouts und verfügbare Breiten. Eine Tabelle, die in Confluence gut erfassbar war, kann in SharePoint schwerer lesbar werden – insbesondere auf schmaleren Bildschirmen.
Statt nur zu fragen:
„Können wir diese Tabelle migrieren?“
sollten Sie fragen:
„Wofür nutzen Mitarbeitende diese Tabelle?“
Je nach Antwort kann die beste SharePoint-Lösung sein:
- dieselbe Tabellenstruktur, sofern sie weiterhin gut lesbar und nutzbar ist
- mehrere kleinere Tabellen
- eine SharePoint-Liste
- eine andere Komponente, die besser zur jeweiligen Aufgabe passt.
Die Informationen bleiben erhalten. Die Darstellung kann sich ändern.
Confluence-Makros
Auch Makros müssen anhand ihrer Funktion bewertet werden. Ein Inhaltsverzeichnis erleichtert die Navigation auf einer langen Seite. Eine Seitenbaum-Komponente zeigt verwandte Inhalte. Eine Jira-Integration verbindet Dokumentation mit Vorgängen und Aufgaben. Fragen Sie deshalb bei jedem Makro:
Welche Funktion erfüllt es – und wird diese Funktion weiterhin benötigt?
Wenn die Funktion noch benötigt wird, braucht sie eine geeignete Umsetzung in SharePoint. Wird sie nicht mehr genutzt, verursacht ein Nachbau nur deshalb, weil das Makro in der Bestandsaufnahme auftaucht, unnötigen Migrations- und Wartungsaufwand.
Wiederverwendete Inhalte
Bei wiederverwendeten Inhalten entsteht ein anderes Risiko. Angenommen, eine Information wird auf einer Confluence-Seite gepflegt und zusätzlich auf einer zweiten Seite angezeigt. Wenn die Migration daraus zwei unabhängige SharePoint-Kopien erstellt, können am Tag des Go-lives beide Seiten korrekt aussehen.
Dann ändert sich der Prozess. Eine Seite wird aktualisiert. Die andere nicht. Plötzlich finden Mitarbeitende zwei unterschiedliche Antworten. Bei wiederverwendeten Inhalten muss daher geklärt werden, wo die Information nach der Migration gepflegt wird – nicht nur, auf welchen Seiten sie angezeigt werden soll. Nachdem Sie Inhalte identifiziert haben, die eine andere technische Umsetzung benötigen, folgt die nächste Gruppe:
Inhalte, die weiterhin wertvoll sind, aber vor der Migration bereinigt werden sollten.
4. Bereinigen Sie wertvolle Inhalte vor der Migration
Sie müssen nicht die gesamte Confluence-Umgebung aufräumen, bevor die Migration beginnen kann. Konzentrieren Sie sich auf Probleme, die Vertrauen, Auffindbarkeit oder spätere Pflege in SharePoint beeinträchtigen würden.
Doppelte und sich überschneidende Seiten
Stellen Sie sich folgende Seiten vor:
Reiserichtlinie
Reiserichtlinie 2024
Reiserichtlinie NEU
Reiserichtlinie – Aktuell
Alle vier Seiten erfolgreich zu migrieren, löst das eigentliche Problem nicht.
Klären Sie, welche Quelle aktuell ist. Relevante Informationen können zusammengeführt, historische Inhalte bei Bedarf archiviert und unnötige Duplikate ausgeschlossen werden.
Mitarbeitende sollten nach dem Go-live nicht erneut herausfinden müssen, welche Version die richtige ist.
Labels und Metadaten
Dasselbe gilt für Labels:
Germany
DE
Deutschland
German
DACH
Sinnvolle Labels können in verwaltete SharePoint-Metadaten und den Terminologiespeicher beziehungsweise Term Store überführt werden.
Wenn jedoch jeder vorhandene Wert ungeprüft übernommen wird, werden auch die bestehenden Inkonsistenzen migriert.
Legen Sie fest:
- welche Begriffe weiterhin sinnvoll sind
- welche Werte dieselbe Bedeutung haben
- welche Begriffe nicht mehr benötigt werden
- wer die Taxonomie künftig pflegt.
Seitenstruktur
Auch ein siebenstufiger Confluence-Seitenbaum muss in SharePoint nicht automatisch wieder sieben Ebenen haben. Manche Hierarchien geben Mitarbeitenden wichtigen Kontext. Andere zeigen lediglich, wie die Umgebung über Jahre gewachsen ist.
Abhängig von Verantwortlichkeiten, Zielgruppen, Berechtigungen und Navigationsverhalten kann ein Confluence-Bereich in SharePoint zu Folgendem werden:
- eine SharePoint-Site
- mehrere miteinander verbundene Sites
- eine flachere Navigation
- Metadaten
- eine Wiki-Struktur
- eine Kombination dieser Ansätze.
Erhalten Sie die Beziehungen, auf die Mitarbeitende tatsächlich angewiesen sind – nicht jede historische Ebene. Nach der Bereinigung wissen Sie, welche Inhalte weiterhin wertvoll sind.
Jetzt muss entschieden werden, welche davon gar nicht erst Teil der aktiven SharePoint-Wissensbasis werden sollten.
5. Entscheiden Sie, was nicht in die aktive Wissensbasis gehört
Etwas nicht in die aktive Wissensbasis zu migrieren bedeutet nicht automatisch, es zu löschen. Ein alter Projektbereich muss möglicherweise aufbewahrt werden. Für eine abgelöste Prozessbeschreibung können Compliance- oder Aufbewahrungspflichten gelten. Historische Informationen können weiterhin als Referenz benötigt werden.
Solche Inhalte können bei Bedarf archiviert werden. Genauer hinsehen sollten Sie bei Inhalten, deren Zweck niemand mehr klar benennen kann.
- Hat eine Seite keine verantwortliche Person, fragen Sie:
Wer kann bestätigen, dass diese Information noch aktuell ist?
- Taucht eine alte Anpassung in der Bestandsaufnahme auf, fragen Sie:
Wird diese Funktion überhaupt noch genutzt?
- Enthält ein alter Bereich Duplikate und verwaiste Inhalte, fragen Sie:
Sollten Mitarbeitende diese Inhalte wirklich neben aktuellem Wissen finden?
- Archivieren Sie, was aufbewahrt werden muss.
Schließen Sie aus, was keinen sinnvollen Zweck mehr erfüllt.
Damit steht ein vorläufiger Migrationsumfang. Jetzt muss geprüft werden, ob diese Entscheidungen in SharePoint tatsächlich funktionieren.
6. Testen Sie die anspruchsvollen Inhalte vor der vollständigen Migration
Bauen Sie einen Proof of Concept nicht aus den fünf saubersten Confluence-Seiten. Wählen Sie einen repräsentativen Bereich, der genau die Elemente enthält, die das Zielkonzept auf die Probe stellen:
- eine komplexe Tabelle
- eine tiefere Seitenhierarchie
- wichtige Makros
- wiederverwendete Inhalte
- Anhänge
- interne Links
- Seiten mit eingeschränktem Zugriff
- relevante Labels oder Metadaten
- wichtige Integrationen.
Prüfen Sie das Ergebnis anschließend aus drei Perspektiven.
Technische Validierung
- Wurden die Inhalte korrekt übertragen?
- Funktionieren die Links?
- Sind die Anhänge vorhanden?
- Stimmen die Berechtigungen?
- Funktionieren die benötigten Komponenten?
Inhaltliche Validierung
- Wurden die richtigen Inhalte übertragen?
- Ist eindeutig erkennbar, welche Version aktuell ist?
- Wurden Duplikate übernommen, die eigentlich hätten entfernt werden sollen?
- Sind die Verantwortlichkeiten geklärt?
Validierung aus Anwendersicht
- Findet ein Mitarbeiter die richtige Prozessbeschreibung, ohne die neue URL zu kennen?
- Ist die komplexe Tabelle verständlich?
- Lassen sich verwandte Inhalte problemlos aufrufen?
- Kann die verantwortliche Person die Seite künftig einfach pflegen?
- Sehen Nutzer mit eingeschränkten Berechtigungen genau die Inhalte, auf die sie Zugriff haben sollen?
Wenn diese Aufgaben nicht funktionieren, reicht ein technisch erfolgreicher Migrationslauf nicht aus.
Die Ergebnisse der Testmigration liefern nun die Grundlage für die endgültige Entscheidung über den Migrationsumfang.
7. Prüfen Sie den Migrationsumfang ein letztes Mal
Bevor Sie den Umfang freigeben, beantworten Sie diese 10 Fragen:
- Würden wir diesen Inhalt heute noch einmal genauso erstellen?
- Sind die Informationen noch aktuell?
- Wer ist für den Inhalt verantwortlich?
- Gibt es eine andere Seite mit derselben Antwort?
- Hilft die bestehende Struktur den Mitarbeitenden weiterhin?
- Welche Makros und Integrationen werden tatsächlich benötigt?
- Funktioniert das aktuelle Layout auch in SharePoint gut?
- Sind die vorhandenen Labels noch sinnvoll?
- Soll der Inhalt aktiv verfügbar bleiben oder nur aufbewahrt werden?
- Was müssen Mitarbeitende nach der Migration weiterhin damit tun können?
Ordnen Sie anschließend jedem Inhalt eine Entscheidung zu:
Migrieren → Anpassen → Zusammenführen → Archivieren → Ausschließen
Damit haben Sie deutlich mehr als eine Seitenzahl. Sie haben einen Migrationsumfang, der sich erklären, testen und freigeben lässt.
Ziel: eine SharePoint-Wissensbasis, die sich langfristig pflegen lässt
Eine Confluence-Umgebung wächst häufig über viele Jahre. In dieser Zeit verändern sich Teams und Prozesse. Projekte enden. Verantwortliche verlassen das Unternehmen. Neue Seiten entstehen. Labels vermehren sich. Eine Migration bietet die Gelegenheit, diese gewachsenen Strukturen zu überprüfen, bevor sie Teil der neuen Umgebung werden.
Das Ziel ist, Wissen, Funktionen und Zusammenhänge zu erhalten, auf die Mitarbeitende angewiesen sind – und gleichzeitig unnötige Komplexität in SharePoint zu vermeiden. Bevor Sie also fragen: „Können wir das migrieren?“ fragen Sie: „Soll das Teil der SharePoint-Wissensbasis werden, die wir morgen noch pflegen wollen?“
Häufig gestellte Fragen: was Sie nicht von Confluence nach SharePoint migrieren sollten
Planen Sie eine Confluence-zu-SharePoint-Migration?
Starten Sie mit einem repräsentativen Bereich und prüfen Sie, wie sich Ihre tatsächlichen Seiten, Strukturen, Makros, Berechtigungen und Metadaten in SharePoint abbilden lassen, bevor Sie den vollständigen Migrationsumfang festlegen.
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