Viele Organisationen verfügen über mehr als genug Informationen – doch Mitarbeitende können sie nicht einfach finden, nicht einschätzen und nicht zuverlässig nutzen. Dokumente liegen verstreut in Teams, SharePoint, Outlook, alten Confluence-Bereichen oder Netzlaufwerken. Prozesse sind bekannt, werden jedoch nicht einheitlich eingehalten. Mehrsprachige Inhalte existieren – aber kaum in konsistenter Form.
Das Problem ist nicht mangelnde Dokumentation. Das Problem ist: Wissen erscheint nicht dort, wo gearbeitet wird. Genau darauf weisen Carla O’Dell und Cindy Hubert in The New Edge in Knowledge hin: Wissensmanagement scheitert, sobald Mitarbeitende ihren Arbeitsfluss verlassen und in getrennten Systemen manuell nach Informationen suchen müssen.
Diese Erkenntnis ist 2025 relevanter denn je – insbesondere für Unternehmen, die Microsoft 365 intensiv nutzen.
Wie Sie Wissensmanagement in Microsoft 365 verbessern
In diesem Artikel zeigen wir, wie moderne Unternehmen dieses Problem lösen können, indem sie Wissen direkt in Microsoft-365-Workflows einbetten – und wie Rocketta diesen Ansatz mit Easy Wiki, KI-gestützten Wissensagenten, automatisiertem Lifecycle-Management und integrierter Mehrsprachigkeit unterstützt.
Was wir von O’Dell & Hubert für Microsoft 365 lernen können
In The New Edge in Knowledge betonen die Autorinnen, dass Wissen direkt in die Anwendungen integriert sein muss, in denen gearbeitet wird. Sobald Mitarbeitende Systeme wechseln, manuell suchen oder sich durch komplexe Strukturen navigieren müssen, sinkt die Akzeptanz – selbst bei hoher inhaltlicher Qualität.
Ein anschauliches Beispiel beschreibt ein Call Center, in dem Mitarbeitende ein separates Wissensportal während Kundengesprächen öffnen sollten. Das unterbrach ihren Arbeitsfluss – daher nutzte es fast niemand. Erst als die Problemlösungsinformationen direkt im CRM eingebettet wurden, änderte sich alles:
- kürzere Bearbeitungszeiten
- höhere Qualität
- mehr Sicherheit bei den Mitarbeitenden
- sofort steigende Nutzung
Die Verbesserung war nicht technologisch – sie war integrativ. Dieser pragmatische Grundsatz ist heute die Basis erfolgreichen Wissensmanagements in Microsoft 365.
Wissensmanagement in Microsoft 365: Ein modernes Beispiel
Ein europäischer Industriekunde von Rocketta – tätig in sechs Sprachen – stand vor dem gleichen Problem. Prozesse, Handbücher und Arbeitsanweisungen waren gut dokumentiert, meist in Confluence oder als PDFs. Doch Mitarbeitende wussten nicht, wo sie gültige Versionen finden.
Sie fragten Kolleg:innen, suchten in E-Mails oder arbeiteten mit veralteten lokalen Dateien.
Nach dem Wechsel zu Rocketta Easy Wiki und eingebettetem Wissenszugang änderte sich dies grundlegend:
- Der KI-basierte Wissensagent beantwortete Fragen direkt in Teams („Zeig mir das aktuelle Handbuch für Maschine X“).
- SharePoint Translator hielt alle Sprachversionen automatisch synchron.
- Easy-Wiki-Vorlagen schufen eine einheitliche Struktur für Handbücher, Arbeitsanweisungen und QM-Dokumente.
- Power Automate übernahm Review-Zyklen und hielt Inhalte aktuell.
Mitarbeitende mussten nicht mehr zwischen Systemen wechseln – die Informationen standen in den Anwendungen bereit, die sie ohnehin nutzen. Die Wirkung entsprach exakt dem Beispiel aus dem Buch: schnellere Abläufe, weniger Fehler und deutlich schnellere Informationszugriffe.
Warum viele Microsoft-365-Unternehmen sich von Confluence lösen
Confluence ist ein gutes Dokumentationswerkzeug – aber für Unternehmen, die komplett auf Microsoft 365 setzen, wird es zunehmend:
- eine zusätzliche Plattform
- ein weiterer Suchindex
- eine parallele Governance-Struktur
- ein wachsender Kostenfaktor
Die Lizenzkosten steigen mit jedem neuen Mitarbeitenden. Die Teams-Integration ist begrenzt. Berechtigungen unterscheiden sich von SharePoint. Die Pflege mehrsprachiger Inhalte wird aufwendig.
Deshalb suchen viele Unternehmen nach Confluence-Alternativen mit Hosting in Europa und setzen zunehmend auf ein SharePoint-Intranet-Wiki als einheitliche, skalierbare und kosteneffiziente Lösung.
Rocketta unterstützt diese Umstellung, indem wir Inhalte, Struktur, Taxonomie, Navigation und Prozesse so migrieren, dass sie sich nahtlos in Microsoft 365 einfügen.
Wissen in Microsoft 365 einbetten: Vom Konzept zur Umsetzung
Um die Prinzipien von O’Dell & Hubert wirksam umzusetzen, muss Wissen direkt dort erscheinen, wo Mitarbeitende arbeiten:
- in Teams
- in Outlook
- auf SharePoint-Seiten
- in CRM-Systemen
- in Projektarbeitsräumen
- in Power-Automate-Workflows
Rocketta ergänzt Microsoft 365 nicht um ein weiteres Tool – sondern erweitert das bestehende Ökosystem so, dass Wissen im Moment des Bedarfs verfügbar ist.
Wie Rocketta eingebettetes Wissen in Microsoft 365 ermöglicht
Easy Wiki: Das strukturierte, durchsuchbare SharePoint-Wiki
Easy Wiki verwandelt SharePoint in eine echte Wissensplattform – mit:
- Standardisierten Seitenvorlagen
- Metadaten und Taxonomie
- Klaren Inhaltsstrukturen
- Automatischem Inhaltsverzeichnis
- SharePoint-Breadcrumb-Navigation
- Bereichsübergreifenden Hubs
- Eindeutigen Verantwortlichkeiten
Damit wird Wissen klar strukturiert, konsistent und leicht auffindbar – ein entscheidender Vorteil gegenüber unstrukturierten SharePoint-Bibliotheken.
Lifecycle-Automatisierung mit Power Automate
Wissen verliert an Wert, wenn es veraltet. Rocketta löst dieses Problem mit automatisierten:
- Review-Erinnerungen
- Ablaufbenachrichtigungen
- Genehmigungsworkflows
- Revisionssicherer Versionierung
So bleibt der Wissensbestand aktuell, ohne zusätzliche Belastung für die Teams.
SharePoint Translator: Mehrsprachige Inhalte ohne Mehraufwand
Mehrsprachigkeit ist für internationale Unternehmen eine der größten Herausforderungen.
Der SharePoint Translator ermöglicht:
- einmaliges Erstellen einer Sprachversion einer Seite
- automatische Synchronisierung aller Sprachvarianten
- einheitliche Metadaten
- konsistente Formatierung
KI-basierte Wissensagenten in Teams und Outlook
Rockettas KI-Assistent bringt Wissen direkt in Tools wie Teams oder Outlook.
Er ermöglicht:
- Fragen in natürlicher Sprache
- Schnelle Zusammenfassungen langer Inhalte
- Sofortige Bereitstellung von Templates
- Sprachabhängige Navigation
- Das Auffinden und Durchsuchen gültiger Handbücher, Richtlinien und weiterer Dokumente
Der Assistent verwendet ausschließlich interne SharePoint-Inhalte, was Sicherheit, Genauigkeit und Compliance gewährleistet. Damit wird die Idee des „eingebetteten Wissens“ technisch greifbar.
Vergleich: Traditionelles Wissensmanagement vs. eingebettetes Wissen in Microsoft 365
Warum eingebettetes Wissen traditionellen Wissensmanagement-Systemen überlegen ist
| Dimension | Traditionelle Wissensmanagement-Tools (z. B. Confluence) | Eingebettetes Wissen in Microsoft 365 (Rocketta) |
| Wissenszugriff | Externes Portal | Direkt in Teams, SharePoint, Outlook |
| Suche | Mehrere Suchsysteme | Microsoft Search + KI-Unterstützung |
| Struktur | Uneinheitliche Bereiche | strukturiertes SharePoint-Intranet-Wiki |
| Navigation | manuell | SharePoint-Breadcrumb-Navigation |
| Mehrsprachigkeit | getrennte Versionen | synchronisierte Varianten über SharePoint Translator |
| Lifecycle-Management | manuell | automatisierte Reviews und Abläufe |
| Governance | getrennte Regeln | native Microsoft-Purview-Governance |
| Kosten | zusätzliche Lizenzen | in Microsoft 365 enthalten |
| Skalierbarkeit | Einschränkungen bei großen Organisationen | für tausende Nutzer ausgelegt |
| Nutzung | abhängig von Schulung | im täglichen Arbeitsfluss integriert |
Was das für moderne Organisationen bedeutet
Unternehmen benötigen kein weiteres Wiki und kein zusätzliches Kollaborationstool.
Sie benötigen eine Wissensumgebung, die:
- sich natürlich in Microsoft 365 einfügt
- Reibung reduziert
- mehrsprachige Teams unterstützt
- Compliance sicherstellt
- Inhalte aktuell hält
- Intelligente Antworten liefert
- mitwächst
- parallele Systeme wie Confluence ersetzt
- für Mitarbeitende unsichtbar im Hintergrund funktioniert
Wissen einzubetten, statt es nur zu speichern, macht den entscheidenden Unterschied.
So reduzieren Unternehmen Risiken, steigern Effizienz und schaffen eine zentrale Wissensquelle – ohne bestehende Arbeitsweisen umzukrempeln.
Fazit: Wissen funktioniert, wenn es Teil der Arbeit wird
Die effektivsten Wissenssysteme verlangen nicht, dass Mitarbeitende sich auf die Suche machen. Sie liefern die richtigen Informationen im richtigen Moment – direkt in Teams, Outlook und SharePoint.
Genau das ermöglicht Rocketta. Mit einem strukturierten SharePoint-Intranet-Wiki, automatisiertem Lifecycle-Management, synchronisierten Sprachversionen und KI-gestützten Wissensagenten bringt Rocketta die Prinzipien aus The New Edge in Knowledge in die Microsoft-365-Praxis.
Wissen wird zugänglich, vertrauenswürdig, mehrsprachig und stets aktuell – nicht, weil Menschen mehr Aufwand betreiben, sondern weil das System sie im Arbeitsfluss unterstützt.
