Wissensmanagement in Microsoft 365 ist oft schwieriger, als es sein sollte.
Wenn Sie jemals zu viel Zeit damit verbracht haben, ein Dokument zu finden, sich gefragt haben, ob Sie die aktuelle Version verwenden, oder Schwierigkeiten hatten, dass Prozesse eingehalten werden – dann sind Sie nicht allein.
In einer aktuellen Umfrage haben Fachleute ihre größten Herausforderungen beim Wissensmanagement in Microsoft 365 genannt:
- 31 % haben Schwierigkeiten bei der Verwaltung und Organisation von Dokumenten
- 25 % finden Informationen nicht schnell genug
- 25 % möchten Arbeitsabläufe und Prozesse automatisieren
- 19 % legen Wert auf Sicherheit und Compliance
Schauen wir uns diese Probleme genauer an – und wie Sie sie lösen können, ohne Ihre SharePoint-Umgebung unnötig zu verkomplizieren.
1. Dokumente verwalten und organisieren (31 %)
Das Problem: Inhalte sind vorhanden – aber verteilt auf Teams, SharePoint, OneDrive und E-Mails. Selbst mit Metadaten und Ordnern gibt es doppelte Dateien oder versehentliche Überschreibungen. Versionskontrolle wird zum Glücksspiel.
Die Lösung:
Struktur ist alles. Aber Ordnerbäume allein reichen nicht aus. Eine effektive Wissensdatenbank in Microsoft 365 sollte Folgendes kombinieren:
- Tagging per Term Store: Inhalte werden einheitlich verschlagwortet. Mit Rocketta können Admins eine zentrale Taxonomie (z. B. Produkte, Prozesse, Abteilungen) im Term Store pflegen. Nutzer wählen einfach aus – kein Freitext, kein Durcheinander.
- Vorlagen als Leitplanken: Statt jede Seite neu zu gestalten, setzen Sie auf standardisierte Templates für FAQs, Onboarding-Dokumente, Arbeitsanweisungen. Das sorgt für Einheitlichkeit und spart Zeit.
- Verlinkte Wissensbäume: Ein Navigationsbaum, der nicht nur Seitenhierarchie zeigt, sondern auf Tags basiert – damit Nutzer wie in einem gut sortierten Handbuch schnell zum Ziel kommen.
2. Informationen schnell finden (25 %)
Das Problem: Die Suche in Microsoft 365 wirkt oft wie eine Black Box. Selbst wenn Inhalte vorhanden sind, bleiben sie unauffindbar – wegen uneinheitlicher Benennung, fehlender Tags oder schlechter Struktur.
Die Lösung:
Wissen dort sichtbar machen, wo es gebraucht wird.
- Quicklinks und Favoriten: Häufig genutzte Inhalte sollten direkt erreichbar sein. In einem Kundenprojekt war der Menüpunkt der Intranetnavigation der meistgesuchte Begriff – Rocketta hat ihn in einen Schnelllink auf der Startseite umgewandelt. Die Suchanfragen sind zurückgegangen, die Effizienz ist gestiegen.
- Navigation über Tags: Statt auf Keywords zu hoffen, führen strukturierte Filter und Tag-Bäume gezielt zur gesuchten Information.
- PDF-Downloads: Besonders in der Produktion oder im Außendienst sind druckbare Dokumente hilfreich. Machen Sie es sich einfach.
3. Workflows und Prozesse automatisieren (25 %)
Das Problem: Teams arbeiten nach „gelebtem Wissen“. Prozesse sind in Köpfen – nicht in Systemen. Es gibt keine Verbindung zwischen Dokumentation und Handlung.
Die Lösung:
Wissen darf nicht passiv bleiben – es muss in Prozesse eingebunden werden.
- Integration mit Power Automate: Wird eine Seite mit dem Tag „Prozessaktualisierung“ gespeichert, kann automatisch ein Flow ausgelöst werden – z. B. Benachrichtigung, Protokollierung oder Freigabeprozess.
- Metadatengetriebene Workflows: Tags steuern den Ablauf: „Zur Freigabe“ startet einen Workflow, „Veröffentlicht“ ändert die Sichtbarkeit.
- Promoted Content Panels: Visuelle Highlights für Updates, neue Prozesse oder Events – ohne die Seite zu überladen.
4. Sicherheit und Compliance gewährleisten (19 %)
Das Problem: Bei sensiblen Informationen sind Versionierung, Berechtigungen und Aufbewahrungsrichtlinien Pflicht. Die Einstellungen in Microsoft 365 sind komplex – ein Fehler kann zu Datenlecks führen oder Inhalte unsichtbar machen.
Die Lösung:
Sicherheit ohne Frust.
- Berechtigungsvorlagen auf Website-Ebene: Website Besitzer können vordefinierte Sicherheitsmodelle anwenden – ganz ohne IT.
- Auditfähiges Tagging: Strukturierte Metadaten harmonieren mit Compliance-Tools wie Microsoft Purview.
- Kontrollierter Zugriff auf Templates: Nur autorisierte Nutzer dürfen offizielle Vorlagen bearbeiten oder veröffentlichen – so bleibt die Qualität hoch.
Wissensdatenbank strukturieren – ideal für kleine Teams
Kleine Organisationen brauchen keine komplexen Systeme – aber Klarheit. Der optimale Aufbau ist einfach, logisch und skalierbar.
Struktur auf einen Blick
| Bereich | Zweck | Beispielinhalte | Hinweise |
| Unternehmen | Zentrale Infos zum Unternehmen | Vision, Werte, Öffnungszeiten, Organigramm | Sollte gepflegt und aktuell gehalten werden |
| So arbeiten wir | Tools, Richtlinien, Vorlagen | Homeoffice-Policy, CI-Guide, Urlaubsantrag | Nach Möglichkeit auf zentrale Vorlagen verlinken |
| Menschen & Rollen | Onboarding & Zuständigkeiten | Einarbeitungsleitfäden, Rollenbeschreibungen, Teams | HR oder Fachbereiche als Verantwortliche |
| Produkte/Dienste | Dokumentation & FAQs | Feature-Übersicht, Use Cases, Problemlösungen | Tags wie „Produkt A“ oder „Support“ verwenden |
| Prozesse | Arbeitsanweisungen & SOPs | Rechnung stellen, Projekt starten, Inhalte prüfen | Einheitliche Templates einsetzen |
Empfohlene Templates (einfach & effektiv)
| Template-Name | Wann verwenden? | Wichtige Felder |
| Standardprozess | Für wiederkehrende Aufgaben | Schritte, Tools, Verantwortliche, Tags |
| FAQ | Für häufige interne oder externe Fragen | Frage, Antwort, verwandte Artikel |
| Wissensartikel | Für allgemeine Informationen | Zusammenfassung, Details, Tags |
Visuelle Struktur (Beispiel)
So könnte die Startseite Ihrer Wissensdatenbank aufgebaut sein:
Tipp: Diese Struktur basiert auf Tags, nicht auf Ordnern – das macht sie flexibel und zukunftssicher.
Wissensmanagement in Microsoft 365: Pflege-Tipps für kleine Teams
| Aufgabe | Häufigkeit | Verantwortlich | Warum es wichtig ist |
| Tagging-Qualität prüfen | Quartalsweise | Site-Admin | Vermeidet Tag-Chaos, verbessert Navigation |
| Inhalte bereinigen | Quartalsweise | Seitenverantwortliche | Veraltetes raus, Vertrauen rein |
| Templates evaluieren | Halbjährlich | Wissensmanager | Einheitliche Struktur, bessere Nutzerführung |
Wissensmanagement in Microsoft 365: Fazit
Wissensmanagement muss kein Labyrinth aus Dateien und Versionskonflikten sein. Mit der richtigen Struktur, klaren Zuständigkeiten und einem durchdachten Aufbau entsteht eine Wissensbasis, die Ihr Team wirklich unterstützt – und mit Ihrem Unternehmen mitwächst.
Sie arbeiten bereits mit Microsoft 365? Dann haben Sie die Tools schon – jetzt kommt es darauf an, wie Sie sie nutzen.
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