Nahtlose Stabilität: Von Adobe Experience Manager zu SharePoint Online bei NSK

Die Herausforderungen

Das Intranet von NSK auf Adobe Experience Manager (AEM) wurde zunehmend schwer zu verwalten. Eingeschränkte Flexibilität, hohe Lizenzkosten, Benutzererfahrungsprobleme, eine steile Lernkurve und komplizierte Dateiverknüpfungen waren die wichtigsten Probleme. Um bestehende Tools besser zu nutzen und Kosten zu sparen, entschied sich NSK für eine Migration zu SharePoint Online, das Teil ihrer Microsoft 365 Suite ist, und wählte Rocketta als Partner für eine reibungslose Übergangsphase.

Die Migrationsherausforderungen

Der Migrationsprozess bei NSK stellte mehrere Schlüsselherausforderungen dar:

• Komplexe SharePoint-Umgebung: Die bestehende SharePoint-Umgebung von NSK umfasste mehrere angepasste Workflows und Integrationen mit anderen Geschäftssystemen, was die Migration anspruchsvoll machte.
• Richtige Daten- und Formatmigration: Angesichts der großen Menge unterschiedlicher Daten, die in SharePoint gespeichert waren (Schriftarten, Stile, Bilder, Strukturen), musste die Migration präzise erfolgen.
• Geschäftskontinuität: Es war entscheidend, dass der Migrationsprozess den laufenden Geschäftsbetrieb nicht unterbrach.
• Komplexe Unternehmensgenehmigungen: Rocketta musste sich durch die komplexen internen Genehmigungsprozesse von NSK navigieren, die typisch für große Unternehmen sind, und sicherstellen, dass alle Entscheidungen rechtzeitig getroffen wurden, während die festgelegten Zeitpläne eingehalten wurden.
• Kompatibilität von Funktionen und Migration: Vor Beginn führte Rocketta eine gründliche Analyse durch, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Funktionen in SharePoint repliziert oder verbessert werden konnten. Dazu gehörte auch die Anpassung des 3-stufigen Navigationsfilters und anderer komplexer Funktionen an die neue Plattform.

Rockettas Einzigartiger Ansatz & Projektworkflow

• Ersteinschätzung und Planung: Rocketta begann mit einer gründlichen Bewertung der bestehenden Intranet-Konfiguration von NSK und identifizierte die wichtigsten Funktionen, die im neuen SharePoint-Umfeld repliziert oder verbessert werden mussten. Eine enge Zusammenarbeit mit dem NSK-Team half dabei, die kritischsten Bedürfnisse zu priorisieren.
• Planung und Umsetzung von 6 neuen Funktionen:
  • Entwicklung und Einrichtung von Berechtigungen
  • Modifikationen im Nachrichtenbereich mit neuen Filtern
  • Anpassung und Personalisierungsleiste mit häufig verwendeten Seiten, Aktivitäten, Zeitzonen usw.
  • Job-Anzeigebereich mit Regionsfilter
  • Globales Schwarzes Brett (eingebettet von externen Quellen in das Intranet)
  • Countdown- und Aufwärtszähler für unfallfreie Arbeitstage
• Entwicklung des Migrationsplans: Rocketta entwickelte einen Migrationsplan mit den Schritten für die Migration der SharePoint-Umgebung zu Microsoft 365. Der Plan enthielt einen detaillierten Zeitplan, Ressourcenanforderungen und Strategien zur Risikominderung. Rocketta rekonstruierte das SharePoint von NSK in ihrem eigenen Tenant, gab dem Kunden Zugang zu Testen und zur Anpassung von Verbesserungen und neuen Funktionen. Nach der Freigabe durch den Kunden begann der Migrationsprozess in den Tenant des Kunden.
• Nahtlose Migration: Die tatsächliche Migration von Adobe Experience Manager zu SharePoint Online wurde mit Präzision ausgeführt. Rocketta sorgte für minimale Ausfallzeiten und einen reibungslosen Übergang, wobei alle Inhalte, Benutzerdaten und Berechtigungen sorgfältig auf die neue Plattform migriert wurden.
• Endgültige Tests und Validierung: Das Team führte umfassende Tests und Validierungen der migrierten SharePoint-Umgebung durch, um sicherzustellen, dass Workflows und Integrationen ordnungsgemäß eingerichtet und funktionsfähig sind.
• Schulung und Support: Rocketta stellte eine reibungslose Einführung des neuen Systems sicher, indem sie Grund- und Fortgeschrittenenschulungen sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch durchführte. Diese Schulungen, die entscheidend für die Unterstützung der Nutzer bei der Navigation und vollen Nutzung des Systems waren, wurden durch maßgeschneiderte Materialien von unseren Rockademy-Coaches ergänzt.

Die Ergebnisse

Die Migration zu SharePoint Online hat NSK bedeutende Vorteile gebracht:

• Erhöhte Flexibilität und Skalierbarkeit: Das neue SharePoint-basierte Intranet ist hochflexibel und ermöglicht es NSK, neue Funktionen einfach zu implementieren und das System mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren.
• Kostenersparnis: Der Umzug auf eine cloudbasierte Plattform hat die Wartungskosten gesenkt und den Bedarf an spezialisierten Fachkräften für die Verwaltung des Intranets eliminiert.
• Verbesserte Benutzererfahrung: Die Migration zu SharePoint Online führte zu einer intuitiveren, benutzerfreundlicheren Oberfläche mit erweiterten Personalisierungsfunktionen. Diese Überarbeitung hat die Mitarbeiterbindung erheblich gesteigert, was zu besserer Zusammenarbeit, erhöhter Produktivität und einer effizienteren Benutzererfahrung führte. Zusätzlich wurden sechs neue Funktionen hinzugefügt, die die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit des Intranets weiter verbessern.
• Nahtlose Integration: Die Integration mit anderen Microsoft 365-Tools hat Arbeitsabläufe optimiert und die Effizienz im gesamten Unternehmen verbessert.
• Migrationsdauer: Die gesamte Migration wurde in nur 14 Tagen abgeschlossen.
• Inhaltsmigration: 400 Webseiten und über 20.000 Dateien wurden erfolgreich auf die neue Plattform migriert.

Kundenfeedback

„Wir sind begeistert von der Transformation unseres Intranets. Rockettas Expertise in SharePoint hat einen erheblichen Einfluss auf unsere interne Kommunikation und Zusammenarbeit gehabt. Die Migration verlief reibungslos und das neue System ist in jeder Hinsicht eine deutliche Verbesserung. 

Ich kann sagen, dass ich mit der Migration sehr zufrieden bin und sie leicht mit 9 von 10 Punkten bewerte. Ich empfehle ihre Dienste jedem Unternehmen, das eine Migration oder die Erstellung eines neuen Intranets auf SharePoint in Betracht zieht.“
— Philipp Thomalla, HR-Manager, NSK

Zukunftsausblick

NSK erkundet weiterhin zusätzliche Möglichkeiten, die Fähigkeiten von SharePoint Online zu nutzen. Zukünftige Pläne umfassen weitere Anpassungen, die Integration mit anderen Unternehmenssystemen und die Erweiterung der Nutzung von Microsoft 365-Tools, um noch größere Effizienzsteigerungen im gesamten Unternehmen zu erzielen.

Fazit
Die erfolgreiche Migration des NSK-Intranets von Adobe Experience Manager zu SharePoint Online ist ein Beweis für die Macht der strategischen digitalen Transformation. Mit Rockettas fachkundiger Anleitung und technischer Umsetzung hat NSK nicht nur die vorherigen Herausforderungen gemeistert, sondern sich auch für weiteres Wachstum und Innovation am digitalen Arbeitsplatz positioniert.