SharePoint Anpassungen bei LG Electronics

Ausgangslage

Die firmeninterne SharePoint 2010 Datenbank des LG Technology Center Europe für das firmeninterne Wissensmanagement der Open Innovation Aktivitäten sollte grundüberholt und erweitert werden. Eine Migration nach SharePoint 2016 wurde zudem zu einem späteren Zeitpunkt anvisiert. Der Kunde wünschte eine Überarbeitung der Startseite der global genutzten Datenbank sowohl visuell und funktionell als auch eine Erweiterung der Umgebung um eine Möglichkeit des Projektmanagements inklusive Genehmigungsprozessen.

Projektablauf

Die Wissensdatenbank in SharePoint und Ihre große Bedeutung für den Technologiebereich des Unternehmens machten es notwendig, verschiedene globale Nutzergruppen und ihre Interessen unter einen Hut zu bekommen. Gemeinsam mit dem LG Technology Center Europe leitete Rocketta diese Workshops und plante die zukünftige Umgebung. Basierend auf diesen Kundenwünschen von LG wurde ein kachelbasiertes Startseitenkonzept entworfen sowie Suchfunktionen und Managed Metadata in Form einer Begriffsordnung aus dem Technolgiesegment integriert. Zudem erfolgte eine zielgruppenadressierte Anpassung der Startseite für unterschiedliche Konzerngruppen und die Erstellung einer zweisprachigen (englisch/koreanisch) Anmeldemaske mit Passwortsicherheitsabfrage für die koreanischen Kollegen.

Neben der Startseite sollte auch das über SharePoint Listen betriebene Projektmanagement angepasst werden. Hierbei wurde insbesondere das Layout der Eingabeformulare modernisiert und die Zugriffsverwaltung auf einzelne Projekte vereinfacht und den Kundenwünschen angepasst. Zusätzlich wurden spezifische Workflows zur Projektgenehmigung und -abschließung integriert, um den global genutzten Prozess zukünftig deutlich effizienter zu gestalten.

Die Migration zu SharePoint 2016 wurde zu einem späteren Zeitpunkt gewünscht. Hierbei wurde mit LG ein Zeitplan erstellt, an dem die Migration außerhalb der globalen Geschäftszeiten erfolgen sollte. Aufgrund von Zeitverschiebungen war dies daher nur an Wochenenden möglich. Nach der Durchführung wurde durch gemeinsames, ausführliches Testen gewährleistet, dass sämtliche Umgebungen und Funktionen wieder ordnungsgemäß zur Verfügung standen.

Da es um geschäftskritische Prozesse ging, war es wichtig, dass die Umstellung möglichst fehlerfrei und schnell durchgeführt wurde, so dass die Nutzer keine großen Ausfälle bemerken würden. In beiden Fällen – bei Entwicklung und Migration – konnte dies stets gewährleistet werden.

Vorteile und Erfolge

• Visuelle Modernisierung und funktionelle Erweiterung der internen Systeme
• Erhöhung der Effizienz durch verbesserte Berechtigungs- und Genehmigungsprozesse
• Minimale Beeinträchtigungen für Endanwender während der Migration
• Detailtreue Migration von SharePoint 2007, 2010 und 2016 zu SharePoint Online

Kundenprofil

Das LG Technology Center Europe fungierte als eines von mehreren Technologiezentren des koreanischen LG Konzerns und betrieb die Open Innovation Aktivitäten für die Forschungs- und Enticklungsbereiche der Gruppenfirmen wie LG Electronics, LG Chem oder LG Display. Mit über 70 verschiedenen Firmen und über 100.000 Mitarbeitern zählt die LG Gruppe zu einem der weltweit führenden Technologiekonzerne.