SharePoint Online Einführung bei Xella

Kundenprofil

Die Xella Gruppe ist ein europäischer Anbieter von effizienten, innovativen und nachhaltigen Wandlösungen für die gesamte Gebäudehülle mit Niederlassungen in 22 europäischen Ländern. Xella ist Heimat bekannter Marken wie Ytong, Silka, Hebel und Multipor und ein Pionier für digital unterstützte Bauprozesse. Ihre hochwertigen Produkte basieren auf natürlichen Rohstoffen und tragen dem Bedarf an effizientem Bauen sowie der Nachfrage nach nachhaltigen Gebäudelösungen Rechnung. Die Gruppe treibt Innovationen entlang der gesamten Wertschöpfungskette von der Planung über die Produktion bis hin zur Montage voran. Xella verbessert die Nachhaltigkeit von Gebäuden während ihres gesamten Lebenszyklus und trägt zu einer emissionsarmen Industrie bei, die mit einer Kreislaufwirtschaft kompatibel ist. Die Xella Gruppe mit Hauptsitz in Duisburg, Deutschland, erwirtschaftete, ohne URSA, mit mehr als 5.300 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 1,2 Milliarden Euro im Jahr 2021.

Ausgangslage

Xella nutzte schon seit einiger Zeit Microsoft 365 und MS Teams, zudem wurde SharePoint Online (SPO) bereits für die Intranet Seiten verwendet. Im nächsten Schritt plante man die Einführung von SPO für die Mitarbeiter und die langfristige Ablösung der Netzlaufwerke. Hierfür suchte man einen kompetenten Partner für das strategische Vorgehen bei der Einführung sowie für die Softwareentwicklung individueller Lösungen. Später sollte dann auch die Übernahme des 2nd und 3rd Level Supports folgen

Projektablauf

Basierend auf dem von Xella bereits im Vorfeld entwickelten, technischen Konzept und Richtlinien, entwickelte Rocketta zusammen mit der zuständigen Fachabteilung eine Strategie für die Einführung von SharePoint Online. Diese fußte auf mehreren Maßnahmen:

1. Unterstützung ausgewählter Fachabteilungen beim Erstellen eines Migrationskonzeptes
2. Konzipierung eines Leuchtturmprojekts zur Automatisierung der Rechnungserstellung in SharePoint Online mit Hilfe von Power Automate
3. Durchführung von deutsch/englischen Grundlagen und Fortgeschrittenen-Trainings für die Schulung der Mitarbeiter
4. Erstellung von deutsch/englischen Trainingsmaterialien und Handbüchern zur weiteren Unterstützung
5. Bau eines Seiten-Provisionierungs Wizard zur Verwendung in Verbindung mit dem Matrix 42 Shopsystem für Mitarbeiter Self-Service bei der Seitenerstellung in SPO
6. Lösung für ein touchbasiertes Informationsportal in SPO zum Betrieb auf Kiosksystemen im Produktionsbereich

Die Fachabteilungen an Bord

Um die Akzeptanz für SharePoint Online innerhalb Xellas zu erhöhen, war es wichtig ausgewählte Fachabteilungen für das Thema zu interessieren, damit sie später als Multiplikatoren fungieren konnten. Hierfür wurden Best Practises für die Datenmigration aufgezeigt und beispielsweise gemeinsame Metadatenkonzepte entwickelt. Begleitet wurde dieser Prozess durch zugeschnittene Trainings und Materialien zum Thema mit Hilfe unserer Coaches aus der Rockademy.

SharePoint Online und Power Automate zeigen ihr Potenzial

Gleichzeitig erschien es als sinnvoll, mit Hilfe eines Leuchtturmprojektes die Möglichkeiten von SharePoint und den verbundenen Technologien aufzuzeigen. Hierfür wurde der Bereich der Xella Technologie- und Forschungsgesellschaft (T&F) ausgewählt, um die Rechnungserstellung für Dienstleistungen zukünftig über SharePoint Online abzuwickeln und eine ältere Lösung ohne Automation in Lotus Notes abzulösen. Nach einer ausgiebigen Analyse des Ist-Zustandes wurde nicht nur eine automatisierte Rechnungserstellung mit Hilfe von Power Automate für verschiedene Ländervorlagen realisiert, sondern auch die Hinterlegung von Dienstleistungskatalog, Preislisten und somit eine Projektdatenbank für diesen Fachbereich ermöglicht.

Training von den Besten für die Besten

Zur Schulung der Mitarbeiter wurde ein mehrstufiger Trainingsplan entwickelt. Bei den Grundlagentrainings sollten zuerst die ausgewählten Fachabteilungen in das Thema eingeführt werden. Basierend darauf konnten dann Power-User und Interessierte Ihr Wissen in Fortgeschrittenentrainings vertiefen. In diesem Rahmen wurden zudem die individuellen Bedürfnisse der verschiedenen Teams bei Xella geprüft und in die Vorbereitung der Materialien und zur Schulung des 1st Level Supports bei Xella verwendet. Im nächsten Schritt wurden dann Grundlagen- und Fortgeschrittenentrainings im Rahmen der internen Fortbildungsplattformen von Xella für die restlichen Mitarbeiter und die 1st Level Support Mitarbeiter angeboten. Die Trainings erfolgten hierbei sowohl in deutscher auch als englischer Sprache durch die Coaches unserer Rockademy.

Alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar

Parallel zu den Trainings wurden entsprechend individuell auf Xellas Bedürfnisse angepasste, zweisprachige (deutsch/englische) Handbücher erstellt. Zusätzlich wurden ebenfalls mehrsprachige (deutsch/englisch) Trainingsvideos zu den einzelnen Lernzielen aufgenommen und auf einer speziell eingerichteten SharePoint Seite den Mitarbeitern zusammen mit den Handbüchern zur Verfügung gestellt, damit sich diese stets allumfassend informieren können.

Mitarbeiter Self-Service und trotzdem volle Kontrolle

Im Rahmen der SharePoint Online Einführung war es ein wichtiges Anliegen die Provisionierung neuer SharePoint Seiten so einfach wie möglich und dennoch stets kontrolliert zu gestalten, damit die Mitarbeiter einerseits zeitnah neue SharePoint Bereiche für ihre Bedürfnisse erstellen können, andererseits das Unternehmen aber einen unkontrollierten Wildwuchs stets neuer SharePoint-Sites vermeiden kann. Deshalb wurde ein Wizard in SharePoint zur Beantragung neuer Seiten kreiert, der per Schnittstelle mit dem bereits vorhandenen Matrix 42 Shopsystem eine automatisierte Seitenerstellung und einen Genehmigungsprozess vereint.

Ein Hilfeportal, das berührt

Zusätzlich sollte ein Portal in SharePoint Online mit verschiedenen Hilfsdokumenten und -videos für mehrere Produktionsstandorte Xellas eingerichtet werden, damit sich Mitarbeiter dort mit Hilfe von Touchscreen-Kiosk-PCs beispielsweise über Arbeitssicherheitsrichtlinien informieren können. Da dieses Szenario keine langwierigen Anmeldeprozesse erlaubt, wurde eine speziell isolierte und auf Touchscreen Bedienung optimierte Lösung innerhalb SharePoint Online gebaut, die dadurch eine schnelle und unkomplizierte Bedienung ermöglicht.

Vorteile und Erfolge

• Strategisches und transparentes Vorgehen mit Hilfe von Meilensteinen
• Erhöhung der Akzeptanz für das Thema SharePoint in der Mitarbeiterschaft
• Erhöhung der Effizienz durch automatisierte Rechnungs- und Self-Service-Prozesse
• Vermittlung von Kompetenz durch umfangreiche Mitarbeitertrainings und Materialien
• Langfristige Partnerschaft mit 2nd und 3rd Level Support und weiteren Projekten zur Optimierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen

„Mit Rocketta haben wir einen kompetenten Partner an unserer Seite, bei dem wir uns stets gut aufgehoben fühlen. Schnelle, unkomplizierte Kommunikation, zügige Umsetzung und Transparenz sowie die stetige Motivation, unseren Mitarbeitern in jeder Situation zu helfen, haben das Projekt zu einem großen Erfolg werden lassen. Daher arbeiten wir auch weiterhin zusammen mit Rocketta, um unsere Prozesse zu optimieren.“

Jens Breuer, Advisor IT Infrastructure