Viele Unternehmen haben die Bedeutung eines dezentralen Ansatzes für die gemeinsame Nutzung, den Zugriff und die Aktualisierung von Unternehmensinformationen erkannt und Intranets in ihr Unternehmen integriert.
Erfolgreiche Intranets haben nicht nur eine hervorragende Erfolgsbilanz bei der Verbesserung der Zusammenarbeit und des Engagements der Mitarbeiter, sie haben sich auch zu einem wichtigen Faktor für ein effektives Wissensmanagement innerhalb der Organisation entwickelt.
Jede Medaille hat jedoch zwei Seiten. Wenn das Intranet nicht ordnungsgemäß gewartet und ständig aktualisiert wird, sinken die Akzeptanzraten drastisch und die Mitarbeiter verlieren langsam das Interesse an seiner Nutzung. Außerdem in vielen Organisationen, wo Intranet benutzt wird, stehen sowohl neue als auch bestehende Mitarbeiter häufig vor der Herausforderung, relevante Dokumente zu finden, die ihre Arbeitsproduktivität erheblich steigern oder wertvolle Mitarbeitervorteile bieten können. Und hier kommt die Integration eines Chatbots ins Spiel.
Was ist ein KI-Chatbot?
Chatbots sind Computerprogramme, die eine realistische Konversationserfahrung für Menschen bieten sollen. Chatbots können menschliche Sprache verarbeiten und Antworten von unterschiedlicher Komplexität geben. KI-Chatbots werden in vielen verschiedenen Branchen eingesetzt, um Kundensupport zu leisten und Nutzer durch die Website zu führen, damit sie mit digitalen Apps und Diensten ohne menschliche Agenten interagieren können. Von der Beantwortung einfacher Anfragen bis hin zur Unterstützung von Kunden bei Verkaufsprozessen – KI-Chatbots lernen auf der Grundlage der Eingaben, die sie erhalten, verarbeiten Informationen und nutzen dieses Wissen, um Bedürfnisse zu antizipieren und personalisierte Empfehlungen zu geben.
Mit einem Chatbot kann ein Kunde oder Mitarbeiter einfach eine Anfrage nach spezifischen IT-bezogenen Richtliniendokumenten stellen, die für seine Bedürfnisse relevant oder für seine Arbeitsaufgaben von Nutzen sind. Dieser Chatbot kann dann effizient durch verschiedene SharePoint-Dokumentbibliotheken navigieren, die erforderlichen Dokumente lokalisieren und den Benutzern anschließend die entsprechenden Links für den Zugriff auf diese Dokumente bereitstellen.
Warum Chatbots in Microsoft SharePoint?
SharePoint bietet in Kombination mit Microsoft Learn eine ideale Plattform für die Integration von KI-Chatbots. SharePoint ist eine leistungsstarke und vielseitige Plattform, die Unternehmen und Organisationen jeder Größe hilft, ihre Dokumente effektiver zu verwalten. Es handelt sich um eine benutzerfreundliche Plattform, die an die spezifischen Bedürfnisse jeder Organisation angepasst werden kann und somit ideal für die Dokumentenverwaltung ist. SharePoint ermöglicht es den Benutzern, von jedem beliebigen Ort aus auf Dokumente zuzugreifen und diese gemeinsam zu nutzen. Die Plattform ist mit Funktionen wie Versionskontrolle und Dokumentensicherheit ausgestattet, um zu gewährleisten, dass die Dokumente organisiert und sicher sind. Darüber hinaus ist SharePoint kostengünstig und kann mit anderen Programmen integriert werden, was es zu einer guten Wahl für Unternehmen jeder Größe macht. Von kleinen Unternehmen bis hin zu Großbetrieben bietet SharePoint eine umfassende und benutzerfreundliche Lösung für die Dokumentenverwaltung. Von der Organisation und Kategorisierung von Dokumenten bis hin zur Implementierung von Versionskontrolle und Zugriffsrechten – hier finden Sie alles, was Sie über die Dokumentenverwaltung mit SharePoint wissen müssen.
Durch die Integration KI-Chatbots in SharePoint eröffnen sich Ihnen eine Welt voller Möglichkeiten für Automatisierung, Anpassung und optimierte Abläufe. Von einfachen Aufgabenautomatisierungen wie der Dateneingabe bis hin zu komplexeren Verfahren wie Dokumentengenehmigungen ist die Kombination ein leistungsstarker Hebel zur Verbesserung von Geschäftsprozessen.
Es ist wichtig zu betonen, dass es viele Gründe für die wachsende Nachfrage nach Chatbots in Microsoft SharePoint gibt. Hier ist unsere Liste der 5 wichtigsten Chatbot-Funktionen, die Sie nicht ignorieren können:
Unkomplizierter Zugang zu Informationen
Das Intranet eines jeden Unternehmens ist mit so vielen Daten gefüllt, dass es für die Mitarbeiter äußerst schwierig ist, Informationen zu finden.
Die einfache, aber exzellent basierte Dialogschnittstelle von Chatbots ermöglicht es den Nutzern, eine Frage nach der anderen zu stellen und die relevanten Daten einzugrenzen, die sie benötigen.
Angenommen, Sie wollen in der Verwaltung die neuesten organisatorischen Aktualisierungen im Intranet überprüfen. Ohne einen KI-Chatbot müssen Sie alle relevanten Seiten im Intranet manuell überprüfen, um zu sehen, was sich geändert hat und was nicht. Aber mit Hilfe eines Chatbots können Sie einfach eine kurze Nachricht senden, um alle gewünschten Informationen zu erhalten.
Einfache Aktualisierung mit Automatisierung
An einem typischen Arbeitstag benötigen die Mitarbeiter etwa 2-3 Stunden, um das Intranet mit neuen Inhalten zu aktualisieren. Mit einem Chatbot können Sie den Aktualisierungsprozess automatisieren, wodurch sich der Zeitaufwand verringert, und die Produktivität der Mitarbeiter steigt. Darüber hinaus kann ein Chatbot Kundeninteraktionen gleichzeitig bearbeiten, was deutlich mehr ist, als Ihr Service- oder Verkaufsteam per Telefon oder E-Mail bearbeiten kann.
Die Macht von Push Funktion.
Mit dieser Funktion kann der Chatbot Benutzer über wichtige und relevante Updates, Neuigkeiten und Ankündigungen im Intranet informieren. Basierend auf dem Standort oder der Berufsbezeichnung des Mitarbeiters sendet der Chatbot relevante Popup-Nachrichten. Diese Funktion des Chatbots regt die Mitarbeiter dazu an, das Intranet häufiger zu nutzen und erhöht so die Akzeptanzrate.
Schnelle Vorschläge
Chatbots können schnell auf Benutzeranfragen antworten und den Mitarbeitern in verschiedenen Phasen zusätzliche verfügbare Daten vorschlagen. Dadurch werden Kosten und Zeit gespart.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben alle Finanzrichtlinien vom Chatbot erhalten und benötigen nun eine Liste der aktuellen Projekte der IT-Abteilung. KI- Chatbot wird direkt die benötigte Liste Ihnen zur Verfügung stellen und Ihnen sogar vorschlagen, einen Blick auf alle Personen zu werfen, die an verschiedenen Projekten arbeiten, je nach Verfügbarkeit der Daten im Intranet.
Schnellerer Zugang und gemeinsame Nutzung von Daten
Im Gegensatz zu herkömmlichen Benachrichtigungen, die in der Regel von den Nutzern ignoriert werden, haben die Nachrichten eines Chatbots eine höhere Chance, gesehen und auch beantwortet zu werden. Außerdem ist für die Nutzung eines Chatbots keine Anmeldung erforderlich. Chatbots bieten automatisierten Online-Support rund um die Uhr, so dass Ihre Mitarbeiter jederzeit auf die Daten zugreifen können.
Beste Methoden für eine sichere Integration von KI-Chatbots.
Die Integration eines KI-Chatbots in SharePoint ist in der Tat ein bedeutendes Unterfangen, das Effizienz und Sicherheit miteinander verbindet, um die Unternehmensabläufe zu verbessern. Um eine nahtlose und sichere Integration zu gewährleisten, sind hier einige Best Practices zu beachten:
Mitarbeiterschulung: Es ist wichtig, Ihre Mitarbeiter über die richtige Verwendung des Chatbots zu informieren. Umfassende Schulungen oder interaktive Tutorials können die Mitarbeiter in die Lage versetzen, den Chatbot effektiv zu nutzen und dabei die Datensicherheit zu berücksichtigen.
Regelmäßige Updates: Es ist von größter Bedeutung, dass Ihre Chatbot-Software auf dem neuesten Stand gehalten wird. Regelmäßige Updates bringen nicht nur neue Funktionen, sondern schließen auch Sicherheitslücken. Die Nutzung von Tools wie der Auto-Update-Funktion von Microsoft oder die Implementierung automatischer Update-Mechanismen können diesen Prozess optimieren und sicherstellen, dass Ihr Chatbot gegen neue Bedrohungen gewappnet ist.
Datensicherung: Auch wenn das lokale Hosting Ihres Chatbots inhärente Sicherheitsvorteile bietet, ist die Implementierung robuster Datensicherungslösungen dennoch unerlässlich. Der Einsatz von Tools wie Microsoft Azure Backup oder die in SharePoint integrierten Backup-Funktionen können vor Datenverlusten aufgrund unvorhergesehener Umstände schützen und die Geschäftskontinuität sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.
Überwachungs-Tools: Die Implementierung robuster Überwachungstools ist entscheidend für die Erkennung von Anomalien oder Sicherheitsverletzungen in Echtzeit. Lösungen wie Microsoft Sentinel bieten erweiterte Funktionen zur Erkennung von Bedrohungen und ermöglichen eine proaktive Reaktion auf potenzielle Sicherheitsvorfälle. Darüber hinaus kann die Integration von Protokollierungs- und Analysewerkzeugen in SharePoint Einblicke in Chatbot-Interaktionen bieten und so eine kontinuierliche Verbesserung und Risikominderung ermöglichen.
Zugriffskontrollrichtlinien: Die Implementierung strenger Zugriffskontrollrichtlinien ist unerlässlich, um die mit einem übermäßigen Datenzugriff verbundenen Sicherheitsrisiken zu mindern. Durch die Nutzung der granularen Berechtigungseinstellungen von SharePoint und der rollenbasierten Zugriffskontrolle (RBAC) kann sichergestellt werden, dass der Chatbot nur auf die erforderlichen Daten zugreift, wodurch das Risiko eines unbefugten Zugriffs oder von Datenverletzungen minimiert wird.
Durch die Einhaltung dieser Best Practices und die Nutzung der vielfältigen Tools und Funktionen im Microsoft-Ökosystem können Unternehmen KI-Chatbots nahtlos in SharePoint integrieren und gleichzeitig ihre Cybersicherheit verbessern und die betriebliche Effizienz steigern.
Fazit
Chatbots sind das Herzstück der Conversational Intelligence innerhalb eines Unternehmens. Die dialogorientierte Schnittstelle eines Chatbots ermutigt sie, das Intranet häufiger zu nutzen, wodurch die Akzeptanz des Intranets erhöht wird. Durch die Nutzung von KI-Chatbots können Unternehmen das gesamte Spektrum der KI-gesteuerten Funktionen nutzen. Dieser Grad der Anpassung ermöglicht eine intuitivere Benutzererfahrung und passt sich den spezifischen Geschäftsprozessen und Benutzeranforderungen an.
